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Aménager son étude de notaire

Dans un projet d’aménagement ou de réaménagement d’office notarial, deux dimensions coexistent : d’une part, offrir à sa clientèle un cadre accueillant et qui inspire la confiance, d’autre part, créer un lieu de travail à la fois confortable et efficace pour que les énergies de ses collaborateurs puissent s’exprimer à plein. Les enjeux sont multiples : matériaux, esthétique, décoration, atmosphère... Comment donc créer ce lieu qui convienne à tous ces publics différents ? Et comment repenser une étude notariale où les collaborateurs ont plaisir à venir travailler ?

La principale caractéristique du notariat est d’être un métier qui doit assumer un grand poids de la tradition, mais qui, dans le même temps, est en pointe en termes de locaux, d’aménagement, et d’équipement, et montre un vrai souci de l’optimisation dans tous les domaines. Les nouveaux offices reflètent cette dynamique, et cherchent à être tout à la fois conviviaux, accueillants et dans l’air du temps.

Faire bonne première impression

Partant de ce que votre clientèle trouve en premier, intéressons-nous à l’espace d’accueil. Si vous choisissez d’installer une banque d’accueil, celle-ci doit être mise en valeur à la fois par une belle luminosité, mais aussi par des couleurs qui soient chaleureuses sans être tape-à-l’oeil. « Pour rendre les choses plus épurées et beaucoup plus lumineuses, indique Bruno Touttée, président de SGHA Conseil, une bonne idée consiste à installer un rappel de lumière, que ce soit dans une niche à l’accueil, ou par un rai avec lumière sous forme de led dans une banque d’accueil, on obtient alors cette notion de luminosité, voire de transparence ».
Au sujet du mobilier en salle d’attente, on ne peut que conseiller des sièges avec des assises très confortables, « du mobilier d’habitat adapté au monde du bureau », de manière à ce que la clientèle soit bien installée pour le temps qu’elle aura à attendre :
petits canapés, fauteuils,… Sur une jolie table basse, on trouvera quelques revues distrayantes – plutôt historiques et scientifiques, tant la lecture de certains hebdomadaires d’actualité s’avère parfois anxiogène – et un distributeur d’eau sera mis à disposition.

Pour les couleurs des murs, Bruno Touttée suggère aussi bien « des couleurs qui varient d’une kyrielle de nuances de beige à des nuances de gris en passant par des coloris un peu mastic ; il y a en effet des tons neutres mais malgré tout assez chaleureux qui permettent de faire ressortir et de mettre en avant mobilier, luminaires, tableaux ou photographies murales, parfois en utilisant également quelques touches de couleur, jaune orange ou rouge de manière inattendue ».
En matière de décoration, les œuvres d’art sont évidemment des atouts de premier choix, et en ce domaine, les notaires gardent encore leur spécificité. Contrairement
aux avocats qui ont souvent fait le choix de privilégier la photographie, avec des vues surtout urbaines qui souhaitent insuffler l’idée de la modernité la plus contemporaine, les notaires peuvent jouent sur les deux tableaux de la tradition et du contemporain. Sculptures et peintures font donc un très bel effet, et il est tout à fait possible de trouver à les louer pour un certain nombre de mois ou d’années, avec l’idée de renouveler périodiquement, mais sans urgence, ce décor artistique. Il en va de même pour les plantes vertes – plantes vivaces ou arbrisseaux – qui trouveront leur place dans la salle d’attente ou au détour des couloirs, tant pour le plaisir de la clientèle que des collaborateurs. Renseignez-vous auprès d’un prestataire spécialisé qui saura vous renseigner sur le degré d’attention qu’elles requièrent, et sur la possibilité, pour elles aussi, de passer par un système de location, avec la possibilité de les renouveler régulièrement.

Créer un climat rassurant

En quittant la salle d’attente, il peut être intéressant d’installer un rappel à la tradition : il peut s’agir d’une très belle lanterne, de type Louis XIV ou Empire par exemple, qui trouverait sa place dans une grande cage d’escalier, ou bien d’une rampe d’escalier, de moulures ou d’une niche. Il s’agit là encore de rassurer en marquant l’ancrage historique de la profession et de son savoir-faire.
Dans les salles de signature, il convient de privilégier du beau épuré, comme des beaux plateaux en bois qui donnent un côté massif et rassurant : « ça se sent, ça se perçoit mais ça ne se voit pas nécessairement, on n’est pas dans le démonstratif ». Pour les couleurs, plusieurs tendances coexistent avec le bois (clair) au naturel, ou bien des revêtements sombres et plus récemment un « blanc nuage, accompagné de structures porteuses métal pouvant être en blanc ou en gris martelé ». Sur ces sujets, notamment pour le mobilier des collaborateurs, une approche par le seul prisme de la marque est souvent restrictive, car de nombreux circuits de distribution proposent du mobilier d’excellente facture parfaitement au goût du jour et à des prix raisonnables. Répétons-le : le beau et la qualité ne sont pas nécessairement synonymes de dépenses somptuaires. Par contre, il importe de ne pas faire l’impasse sur la qualité de l’éclairage, que ce soit un éclairage indirect posé sur le plan de travail, ou un éclairage de type plafonnier, domaine dans lequel d’énormes progrès ont été faits. Dans ces cas-là, un abat-jour permet de diffuser une lumière chaude, qui s’avère chaleureuse, et plus rassurante.

Les espaces de travail

Pour créer un lieu de travail qui favorise la qualité et l’efficacité du travail de tous, il faut prendre en compte l’ensemble des besoins, à la fois physiologiques et psychologiques.Il va de soi que les bureaux ont considérablement changé avec le niveau de dématérialisation atteint par le notariat, mais le papier est encore là, et tout doit être fait pour faciliter les tâches récurrentes de classement papier, en choisissant, par exemple, pour le rangement des dossiers des mobiliers ouverts, qui ont en outre l’avantage d’être moins chers.
Parmi tous les choix à faire, le siège est un élément central : « on peut négocier beaucoup de choses, concernant le plan de travail, ou les meubles de rangement, mais il ne faut pas faire l’impasse sur le siège, car on y passe un temps incroyable ».
Des fabricants de siège de tout premier plan, tels que SteelCase, numéro un mondial du mobilier de bureau, sont à la pointe en terme de recherche et d’ergonomie. Par contre, si on a encore vu récemment une campagne de communication pour vanter les mérites des sièges « assis-debout », censés offrir une position intermédiaire qui serait meilleure qu’une position assise, ceux-ci compliquent notoirement les installations, parce qu’ils impliquent un plan de travail pourvu d’un vérin, et ne sont en vérité adaptés que pour des tâches temporaires, comme dicter un texte. Ils sont donc à éviter à moins de disposer de plusieurs salles de réunion, ce qui implique donc un office particulièrement grand.

Si travailler en collectif, ou partager un bureau, a bien des avantages, et est souvent prisé par les jeunes travailleurs, il faut également prendre en compte les désavantages d’un tel fonctionnement. Au premier rang d’entre eux, le bruit, contre quoi on prémunit les occupants des lieux en installant des matériaux qui absorbent les sons au plafond et sur les murs. De cette manière, le travail en équipe ou par petits groupes reste un moment agréable.

De manière générale, on constate que les études qui réussissent le mieux sont celles qui pensent beaucoup à leurs collaborateurs. Mais attention à ne pas céder aux dernières modes éphémères, souvent poussées par les fournisseurs de mobilier prodigues en suggestions. Un distributeur de café gratuit est par exemple particulièrement le bienvenu, mais nul besoin de transformer votre office en lieu de vie façon Silicon Valley, avec l’idée de mettre du convivial partout, car les Français ont encore un goût pour la vie en dehors du travail.

Trouver des prestataires

Nombreux sont les corps de métier qu’il va falloir faire intervenir – électronique, informatique, mobilier, décoration – et les opérations doivent évidemment être faites par les bonnes personnes dans le bon ordre. À vous de voir si vous ne trouveriez pas plus simple de faire appel à des aménageurs généralistes, sortes de maîtres d’œuvre qui ont déjà un réseau de prestataires dont ils connaissent à la fois la qualité du travail et le sérieux dans le suivi de la maintenance.

Le notariat peut aussi être écologique

Parce qu’il est représentatif des nouvelles sensibilités, le notariat se préoccupe également des questions environnementales. Les changements les plus courants portent sur les économies d’énergie, en matière d’éclairage et de chauffage, ainsi que sur l’utilisation du papier recto-verso. Mais un chantier d’aménagement ou de réaménagement est aussi l’opportunité d’aller encore plus loin, en choisissant des matériaux écologiques pour l’isolation, pour la peinture, ou pour le bois du mobilier.

Jordan Belgrave

Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°67

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