Selon vous, pourquoi une étude se manage-t-elle aujourd’hui comme une entreprise ?

Parce que c’est une entreprise. Pendant longtemps, nous avons pensé que nous étions seulement une profession libérale que des clients venaient consulter pour son rôle de technicien du droit. Or, c’est une véritable entreprise, nous avons des équipes à manager, un stock de dossiers à gérer et des clients à fidéliser. Car aujourd’hui, nous sommes dans un système où la clientèle est très volatile, de plus en plus exigeante et sachante. Tous ces éléments font que c’est une véritable entreprise.

Vous avez suivi il y a un an une formation très axée sur le management intitulée « ré-inventons nos offices », que vous a-t-elle apporté ?

Pour nous, ce n’était pas une découverte parce que nous avions déjà pressenti qu’en fait une entreprise, son management, sa gestion ne s’improvisaient pas. Mais en tant que techniciens qui avaient appris sur les bancs de la faculté les arcanes du droit, nous n’y connaissions rien ni en gestion, ni en management. Tout cela c’est de l’empirisme mais cela ne suffit pas. Il faut appréhender la relation avec nos clients, avec nos équipes. Et pour cela, il y a des méthodes qu’il faut apprendre. Cette formation a été pour nous une révélation à ce niveau-là.

Avez-vous mis en place une stratégie de l’offre au sein de votre étude ?

Nous n’avons pas encore réellement mis en place une stratégie de l’offre au sein de l’office car aujourd’hui nous sommes en train de nous rapprocher d’autres offices. Tout le travail de rapprochement a consisté à concevoir tous ensemble un projet d’entreprise qui définit l’élargissement de la gamme de nos services, l’accroissement de la qualité du service rendu, la fidélisation de nos collaborateurs, l’exploitation de nos données internes…

Pour l’instant, rien n’a été fait concrètement mais notre stratégie de développement et de renforcement du socle clientèle que nous avions déjà est inscrit dans notre projet d’entreprise.

Est-ce que ce rapprochement concerne uniquement des offices situés en région parisienne ?

Pour l’instant, tous les offices sont situés dans le grand Paris mais nous voulons élargir le périmètre géographique et intégrer des structures situées dans toute la France. L’idée est qu’on puisse travailler sur une base et des valeurs communes, sur la même idée de développement, ou tout du moins sur les fondamentaux de notre métier.

Et est-ce que dans cette nouvelle structuration vous allez inclure les nouveaux notaires tirés au sort suite à la loi Macron ?

Tout est possible, tout est ouvert. Aujourd’hui, nous n’avons pas réellement achevé l’étude de marché. Mais cela fait partie de notre stratégie de développement.

Comment gérez-vous les ressources humaines au sein de votre étude ?

Pour l’instant, cela reste interne et ce sont les associés qui s’en occupent mais avec la nouvelle structure, nous avons recruté une personne qui va prendre de plus en plus en charge les relations et les ressources humaines en règle générale. Le recrutement est confié aux associés. L’externalisation concerne surtout la relation RH, la stratégie d’équipe, de mise en commun de moyens etc.

Comment avez-vous intégré les outils numériques mis à disposition par le CSN et notamment l’acte authentique électronique ?

Nous l’avons intégré étape par étape donc je n’ai pas l’impression que c’est une véritable révolution même si pour les clients au jour le jour s’en est une aujourd’hui. Il nous reste une étape extrêmement importante dans cette perspective d’intégration du groupe, c’est de scanner l’intégralité des documents pour parvenir au zéro papier. Demain, dans ce que nous sommes en train de construire il va falloir que nous arrivions à nous passer de papier. C’est obligatoire.

Hormis les outils du CSN, votre étude s’est-elle digitalisée et si oui, comment ?

Nous sommes en train de réfléchir à utiliser les plateformes collaboratives qui ne sont pas réellement proposées par le Conseil supérieur du notariat mais qui sont des satellites de la profession.
Sinon, nous travaillons sur la question de la mobilité car tous les associés ont un téléphone portable sur lequel ils reçoivent les mails et sont joignables tout le temps. Nous sommes aussi en train de mettre en place dans nos études des moyens de visio-conférence. Ce n’est pas l’outil de la chambre mais une visio-conférence propre au groupe où nous pourrons partager des écrans pour travailler ensemble sur des dossiers, non seulement en interne mais également avec nos clients.

Propos recueillis par Laurine Tavitian

Interview initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°67