Notaires et conformité RPGD : faisons le point avec Aurélie Merquiol.

Eu égard à la sensibilité des données qu’ils traitent, et grâce aux instances de la profession, les notaires sont fortement soutenus dans leur démarche RGPD. Pour autant, ils doivent déterminer le mode de supervision qu’ils préfèrent pour la gestion des données privées relevant de la réglementation, mais aussi et surtout, se mettre en conformité. Cela peut se faire progressivement, mais il est indispensable d’avancer vers une gestion optimale des données que les clients confient à leurs notaires.

Le notariat n’a bien entendu pas attendu le RGPD pour se préoccuper de la protection des données et de la conformité sur ce terrain. Nous avons néanmoins souhaité en savoir davantage sur la conformité des offices notariaux.

La Rédaction du Journal du Village des Notaires s’est entretenue avec Aurélie Merquiol, directrice protection des données chez ADNOV. Retrouvez ici les grandes lignes de cet entretien.

(Accès à l’interview en intégralité en fin d’article)

Désignation d’un délégué à la protection des données

« La responsabilité principale pour chaque notaire est de choisir un délégué à la protection des données. Or, les chiffres laissent penser que certaines études en seraient toujours dépourvues mais peut-être ont- elles tout simplement oublié d’en informer la CNIL ».

Rappelons, à la suite de Mme Merquiol, qu’il existe 3 options. Les études peuvent en effet désigner un(e) :

  • DPO interne ;
  • DPO externe ;
  • délégué(e) Cil.not (choix de près 80 % des études).

Notifications de violation de données et conformité

« Les notaires sont très réactifs sur le process interne de remontée des incidents ».

Ce qui facilite la conformité :

  • le choix d’outils Privacy By Design, spécialement conçus ou adaptés pour la profession (label éthique pour les prestataires du notariat) ;
  • la centralisation et la mutualisation au sein d’outils et services spécialisés.

Points de vigilance et sensibilisation aux bonnes pratiques

« Les notaires ne sont sans doute pas tous 100 % conformes, comme tous les organismes d’ailleurs, mais la profession notariale va clairement dans le bon sens ».

Quelques points méritent encore une attention particulière, parmi lesquels :

  • l’amélioration de la sécurité physique et logistique des études ;
  • la vigilance à l’égard des outils gratuits ;
  • l’attention particulière à porter aux prestataires ;
  • la séparation des usages professionnels et personnels.

Entretien à retrouver en intégralité dans le Journal du Village des Notaires n° 90

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