De quoi les collaborateurs du notariat ont-ils besoin pour être motivés ? par Marianne Genévrier

Le notariat est parfois décrié par d’anciens collaborateurs qui ont quitté la profession et y déplorent des conditions de travail peu propices à l’épanouissement (déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, charge de travail démesurée, manque de perspectives d’évolution, rémunérations insuffisantes, perte de sens…).
S’il convient évidemment d’accueillir chaque témoignage avec la prudence qui s’impose, ces retours d’expérience sont certainement l’opportunité de remises en question, d’analyses de situation dans chaque office et de propositions de pistes de réflexions et d’actions en matière managériale.

« Comment motiver ses salariés ? » est l’une des questions que se pose a priori chaque manager au quotidien.

Il n’existe malheureusement pas une seule bonne réponse et la fameuse « boîte à outils du parfait manager » n’est qu’une chimère. Le « sur-mesure managérial » reste la règle et les « réponses standardisées » des mirages.

Il existe toutefois, et fort heureusement, des concepts, des théories, des notions et même des outils concrets sur lesquels un manager peut utilement s’appuyer, en les adaptant à son propre environnement professionnel, pour motiver en continu ses collaborateurs.

La motivation étant un processus comportemental, elle s’éteint une fois un objectif atteint (Pr. A. Pennaforte). Cela implique que le rôle du manager soit, à ce titre, un perpétuel recommencement.

L’augmentation de la rémunération ne peut donc être un vecteur durable de motivation. Véritable réflexe pavlovien en cas de baisse d’investissement d’un collaborateur, ce n’est à l’évidence pas « la » réponse systématique qu’il convient d’apporter en toute circonstance.

En termes de recrutement, ce vecteur financier ne démarque d’ailleurs en rien l’Office concerné, les rémunérations et gratifications ayant partout augmenté. Ce n’est donc plus un argument pour attirer ou fidéliser un collaborateur, la loyauté n’ayant de prix que la réciprocité.

Intéressons-nous dès lors à des démarches plus pérennes et efficaces.

1. L’anticipation et la gestion des carrières

Pour rappel, l’épanouissement d’un collaborateur dépend de la possibilité qu’il a d’apprendre en continu et de l’enthousiasme que génère son travail [1].

La question fondamentale qu’un manager doit ainsi se poser régulièrement pour chacun de ses salariés est la suivante : « Quelle est la prochaine étape pour faire en sorte que ce collaborateur reste motivé ? ».

Cette démarche permet d’éviter que ce dernier s’ennuie, stagne, se repose sur ses lauriers et enfin finisse par avoir des envies d’ailleurs, voire démotive ses collègues.

L’anticipation doit ainsi guider l’action du manager. Or, cela n’est possible que si celui-ci connaît suffisamment bien ses salariés, ainsi que leurs forces et leurs pistes d’apprentissage.

Un manager doit aussi savoir comment ses salariés interprètent ses propres actions et réactions :

  • Savent-ils que vous anticipez ou tentez de le faire ?
  • Ont-ils conscience que vous les observez, non pour les « fliquer » mais pour les manager ?
  • Vous respectent-ils pour cela ?

Composer utilement son équipe et gérer au mieux les carrières de chacun

Ce qu’il est nécessaire de bien comprendre s’agissant du plan de carrière d’un collaborateur, c’est que cet outil reste sa propriété. Sa vision sur sa vie passera toujours avant la vision du manager. Son plan d’évolution reste entre ses mains.

Prenons un exemple concret : un manager qui inviterait vigoureusement un salarié à recevoir de la clientèle en guise d’évolution, alors que ce dernier ne le souhaite définitivement pas, pourrait bel et bien contribuer à pousser maladroitement ledit collaborateur vers la sortie. Pourtant, pour ce même manager, il s’agissait d’une promotion, d’une marque de confiance. Le manager ne doit calquer ni son propre plan d’évolution, ni sa propre perception de la réussite, sur ses collaborateurs.

Pour la sérénité de l’entreprise, le manager doit en pratique composer utilement son équipe et gérer au mieux les carrières de chacun, de manière à ce que tout le monde n’arrive pas au point de maîtrise en même temps.

En effet, si tous les salariés évoluent, progressent à la même vitesse et atteignent leur point d’aisance au même moment, le manager risque de se retrouver devant des demandes d’évolution simultanées et donc des vagues de départs, ne pouvant y répondre favorablement. C’est souvent le cas lorsqu’un seul poste de « Chef de service » s’ouvre alors que plusieurs collaborateurs s’estiment légitimes à l’occuper.

Porter un regard attentif sur la progression de ses collaborateurs

Le moment où l’un de ses salariés se sent confortable dans son emploi doit constituer une sorte de sonnette d’alarme. Car, après cette période appréciable, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise, une phase de stagnation débutera, et cela peut arriver très vite.

C’est donc au début de ce palier idyllique que le manager doit amorcer et proposer à son salarié une évolution. Ce dernier, qui pourra être amené à former son successeur, entrera dans une période de transition stimulante et très productive pour le collectif.

Il faut être proactif pour éviter la précipitation. Attendre qu’une demande d’évolution arrive n’est pas bon pour un Office, car en réalité, il est déjà trop tard : le manager devra alors agir en réaction au lieu de profiter des effets bénéfiques d’une anticipation.

L’ennemi numéro 1 à éviter : l’ennui (et l’impatience)

Le Notariat comporte des journées d’une densité parfois extrême. C’est pour cette raison que beaucoup de Notaires-managers ne comprennent pas que l’on puisse finir par s’ennuyer. Toutefois, la routine peut s’installer dans tous métiers, y compris dans le Notariat. Or, si les salariés ne progressent pas, l’entreprise non plus. Cette dernière régressera à mesure que l’ennui s’installera dans ses rangs.

Afin d’accompagner une bonne et assidue gestion des carrières, la reconnaissance, lorsqu’elle est sincère, est un outil qui permet de maintenir la motivation au quotidien, et ce malgré d’éventuelles déceptions ou désillusions inhérentes à toute organisation humaine.

La reconnaissance est très attendue des collaborateurs et son besoin est pluridimensionnel (réalité et qualité du travail, obstacles surmontés, efforts et investissement déployés, temps de présence…)

On ne saurait d’ailleurs la restreindre à son simple aspect financier. Comme nous l’avons vu, si ce point est essentiel à traiter, le manager ne peut s’en contenter.

Féliciter, encourager, remercier sont des « actes courants » à la base de tout bon fonctionnement d’entreprise. Pourtant, ces rudiments ne sont pas toujours appliqués aussi naturellement qu’ils devraient l’être. Gratuit et rapide, ce qui peut sembler superflu pour un manager compte en revanche beaucoup pour un collaborateur.

Pour aller plus loin, de récents travaux nous apprennent que la quête de sens au travail est aussi attendue que le besoin de reconnaissance : un autre challenge à relever par les Notaires-managers !

2. La création et le maintien du sens au travail

Souvent, lorsque les salariés commencent à trouver leur travail trop routinier et se désengagent, les managers renforcent le contrôle et la supervision. Cette réaction, certes naturelle et instinctive, est contre-productive.

En effet, les collaborateurs, pour être (re)motivés, n’attendent pas un regain d’autorité, mais sont avant tout en quête de sens. Ils mettront davantage d’énergie et de créativité dans leur travail s’ils retrouvent, grâce à l’action préalable de leurs managers, une raison de travailler pour cette entreprise.

Il résulte des recherches de Teresa M. Amabile et de Steven J. Kramer que ce qui motive le plus les salariés, ce sont les progrès qu’ils réalisent au sein d’un travail qui a du sens pour eux. Ces recherches ont été réalisées sur la base de l’article publié dans la HBR en… 1968 par Frédérick Herzberg : « One More time : how do you motivate employees ? ». Tous ces chercheurs arrivent au même constat. Voilà qui pourrait enfin répondre à la question que tous les managers se posent !

Les collaborateurs seraient ainsi à la recherche, certes d’une qualité de vie au travail liée à l’environnement, mais également d’une qualité de vie professionnelle intérieure, soit un véritablement épanouissement intellectuel.

Cette quête est complémentaire à la recherche de l’apprentissage en continu. L’une ne se substitue pas à l’autre. En effet, même si l’on atteint ses objectifs, l’on peut ne pas se sentir pleinement accompli et épanoui si le sens manque à notre travail.

Alors, qu’est-ce qu’un travail qui a du sens ?

Considérer que son travail a du sens, c’est avoir conscience que sa propre action est utile à la société, est créatrice de valeur pour l’entreprise et répond aux besoins des clients. C’est aussi se sentir à sa bonne place, se juger compétent et utile.

Nombreux sont les membres du notariat, collaborateurs comme employeurs, qui déplorent avoir perdu ce sens dans leur travail. Certains mettent en avant l’essor récent de la « visio », qui déshumanise les relations professionnelles.

D’autres évoquent la quantité de dossiers et donc le manque de temps passé avec les clients. Un constat inquiétant alors que l’humain est évidemment au cœur même de la raison d’être du notariat.

Il appartient donc aux managers de tout mettre en œuvre pour que les collaborateurs (re)trouvent du sens à leur travail, afin de garantir leur motivation, tout en ayant pris soin naturellement au préalable de s’être posés la même question pour eux-mêmes.

Voici en pratique, quelques actions à maximiser :

  • Faire sentir à tous les membres de l’équipe l’importance de chaque contribution aux projets de développement de la structure,
  • Permettre que chacun se sente rapidement maître de son travail et de ses outils, afin qu’il aborde sa mission avec sérénité, autonomie et responsabilité,
  • Communiquer davantage sur les avancées et les projets collectifs.

En d’autres termes : permettre la participation de chacun aux réussites de l’entreprise.

La recherche de sens est une attente de plus en plus forte et partagée, notamment par les Millenials et la Génération Z. Cette quête irait même, pour eux, jusqu’à dépasser celle de la reconnaissance !

Les managers ont donc tout intérêt à échanger suffisamment avec leurs collaborateurs afin de connaître leur propre définition du sens dans leur travail.

En d’autres termes, le bon manager de demain sera réellement le facilitateur qui permet à chaque membre de son équipe de s’épanouir individuellement dans le cadre collectif qu’est l’office.

Le rôle du manager est certainement de plus en plus complexe, entre objectifs chiffrés et gestion de l’informel mais, comme tout challenge, il est également passionnant !

Marianne GENEVRIER
Fondatrice du Cabinet NOTARIANNE

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