Un "open space" agréable à vivre ? C’est possible

L’ « open space » ou « espace paysagé » est un mode d’aménagement de l’espace de travail qui progresse régulièrement. Aujourd’hui 60% des entreprises l’utiliseraient. Mais il ne suffit pas de faire tomber quelques cloisons pour réussir la création de bureaux paysagés. Et l’enjeu est de taille car c’est du confort de travail et de la productivité des employés dont il s’agit sans parler des conséquences éventuelles sur l’équilibre psychologique des plus sensibles à l’environnement de travail.

Le plus grand avantage perçu est le gain de place qui va de 10 et 40 % de la surface par personne. Il est donc possible de « loger » sur une même surface globale beaucoup plus de postes de travail. Par voie de conséquence, si la surface par employé diminue, le volume attribué à chacun diminue dans la même proportion ce qui peut entraîner, si l’on n’y prend garde, des nuisances sonores, une luminosité insuffisante et une perte importante d’intimité.

Mais l’effet peut être contraire avec un sentiment d’isolement dans un espace réduit et insuffisant. C’est dès le début du projet qu’il convient de prendre en compte toutes ces données afin d’organiser l’espace, de choisir le mobilier, l’acoustique ou l’éclairage. Outre le gain de place, l’open space permet d’opter pour différents types de modularité. Les cloisons amovibles sont souvent choisies pour leur souplesse de transformation de l’espace. C’est leur qualité acoustique qui détermine une grande partie du confort de travail. Le mobilier de bureau et de classement, l’organisation de la partie informatique du poste de travail sont bien sûr des éléments qui nécessitent d’être choisis avec le plus grand soin en fonction de la réalité pratique de la tâche de l’employé qui occupera cet espace.

Il est nécessaire aussi de veiller à ce que l’occupant de cet espace individuel au sein d’un volume collectif puisse se l’approprier et le personnaliser. Un tiroir personnel, un mode de classement rationnel et pratique, un bureau assez vaste pour suffire à la tâche, un siège confortable et assez mobile rendront le poste agréable. Au moment de la conception de l’ensemble il faut aussi veiller au passage de câbles afin d’éviter que tout le monde se prenne les pieds dans les câbles d’ordinateur ou d’éclairage. Cet éclairage est l’un des éléments déterminants de la réussite d’un open space. Un bel éclairage d’ambiance complété par des éclairages individuels personnalisables est un gage de confort.

Le reproche le plus fréquent fait au mode open space est celui d’être bruyant donc fatiguant et stressant. Ajoutés à ceux des transports en commun, par exemple, ces ressentis négatifs rendent vite la vie au travail insupportable. Pour réduire ces nuisances, c’est dès l’élaboration des plans qu’il faut agir.
Dans la phase ultime, après la détermination des matériaux pour les cloisons, le choix du mobilier de bureau et de classement est important. Il faut veiller à ne pas introduire de matériaux trop réverbérant. Photocopieur, imprimante partagée, certaines zones engendrent plus de nuisances sonores que d’autres. Quand c’est possible, un espace particulier doit leur être réservé. Les circulations sont aussi importantes. Selon la hauteur des cloisonnements individuels, les déplacements des uns et des autres dans le même open space ne seront pas perçus de la même manière et n’auront pas le même impact sur la concentration et la tranquillité des occupants. Certaines entreprises optent pour un mode d’aménagement « en marguerite » qui fait appel à un mobilier de travail et de classement spécifiques. C’est là l’illustration de la souplesse et de la variété des options possibles offertes par l’open space.

Cependant, dans tous les cas, il faut prévoir des bureaux fermés traditionnels afin de pouvoir organiser des réunions, de recevoir des visiteurs dans des conditions de calme et de discrétion souvent indispensables, de permettre à des employés de mener une conversation téléphonique longue ou confidentielle. Le mobilier de ces salles doit être pratique, fonctionnel, confortable et, selon les cas et les possibilités, modulaire. C’est souvent dans ces espaces fermés que l’on trouve les meubles de classement qui contiennent des dossiers soit « froids » ou rarement consultés en attente d’archivage, soit les dossiers dont l’accès doit être protégé ou sélectif. Si vous aménagez un open space, n’oubliez pas de créer ces espaces de réunion et de travail. Ils permettent de s’isoler pour se concentrer plus facilement sans bruit extérieur.

Quand on est chef d’entreprise, il n’est pas toujours aisé de concevoir soi-même la création d’un open space. Les sociétés qui conçoivent, fabriquent et installent le mobilier de classement et de bureau ont aussi une fonction de conseil fondée sur leur expérience, leur savoir-faire et des architectes d’intérieur spécialisés. Avec un recul de plusieurs dizaines d’années depuis l’apparition de l’open space, ces spécialistes connaissent et appliquent les règles les plus judicieuses pour le créer.

Les mobiliers ont évolué en même temps que les habitudes de travail et les exigences en matière de qualité de l’ergonomie. La vieille chaise de bureau par exemple, a fait l’objet d’un travail de conception faisant appel aux spécialistes de la médecine du travail, aux spécialistes des pathologies de la colonne vertébrale etc. Le trop fameux et très répandu « mal de dos » est aujourd’hui pris en compte par les créateurs de sièges de bureau pour permettre leur adaptation à chaque morphologie et pour éviter les postures néfastes. Matériaux, formes, couleur, mécanismes et robustesse des tiroirs, portes et accessoires ont considérablement progressé aussi au fil des années et font aujourd’hui du poste de travail un espace qui peut être à la fois confortable, rationnel, esthétique et agréable à vivre. C’est vrai aussi pour un open space quand il est bien conçu et bien aménagé.

L’open space de qualité, au-delà des quelques difficultés qu’il peut engendrer, peut aussi être générateur de convivialité, de performance collective améliorée et de renforcement de la conscience d’appartenance à une même équipe. Ce n’est pas toujours quantifiable mais cale vaut de l’or.

ALP

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires n°27.

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