Trois nouveautés tech pour les notaires.

Le notariat est engagé dans la transformation numérique de son écosystème depuis déjà plusieurs années, bien avant la plupart des autres professions juridiques. La digitalisation des outils de rédaction et de communication, grâce aux solutions « full-web », fait partie des canaux privilégiés pour optimiser le suivi des dossiers des notaires en relation avec leurs partenaires. Une logique stratégique pour développer l’étude et la valeur ajoutée du professionnel. La Rédaction du Village des notaires vous présente trois solutions qui vous intéresseront peut-être pour votre environnement de travail.

Tout d’abord, Magic Notary , créé en 2018 par Jean-Luc Girot, ingénieur en informatique et consultant en transformation numérique des entreprises, est pensé pour être un assistant virtuel des collaborateurs. Labellisé ETIK par le Conseil Supérieur du Notariat et fonctionnant avec de l’intelligence artificielle, il s’agit d’une interface entre le notaire et son client, qui gère une multitude de segments tout au long de la constitution de l’acte immobilier. Celle-ci intervient notamment dans la collecte ou la réclamation automatique des pièces et leur classement en les renommant et en les rangeant automatiquement dans les dossiers des clients. Lors du suivi du dossier, cet assistant peut relancer automatiquement les tiers qui tardent à répondre, adjoindre à l’acte les pièces nécessaires, et informer les parties prenantes de la possibilité de signer.

Ensuite, l’entreprise Nota Solutions propose des solutions d’assistance dans la dématérialisation, l’échange entre confrères et partenaires et le partage de documents. Les serveurs sur lesquels sont abrités les fichiers sont « sécurisés et localisés sur le territoire français ». Son premier dérivé, NotaScan, s’occupe de la dématérialisation des documents papier et permet de numériser des annexes dans le cadre de la signature électronique et de les classer dans le logiciel de rédaction d’actes. Le deuxième, NotaEchange, est spécialisé dans l’envoi et le partage de fichiers volumineux, entre confrères, partenaires et autres tiers. Enfin, NotaRoom, pour sa part, facilite le travail collaboratif avec les partenaires des notaires comment les agences immobilières ou les promoteurs dans le cadre des ventes en l’état futur d’achèvement. Par ailleurs, pour une meilleure prise en main, la solution intègre les logiciels Windows et Microsoft Office.

Enfin, Fiducial propose Signature qui promet de vous accompagner « dans le développement de votre étude en améliorant votre productivité et en simplifiant la gestion de votre informatique ». Le logiciel, qui héberge l’ensemble des données au sein des serveurs sécurisés du réseau notarial Réal, promet ainsi de faire gagner du temps dans la rédaction grâce à l’intégration de Word mais aussi de l’intelligence artificielle dans l’interface pour que toutes les modifications soient prises en compte en temps réel pour « une cohérence parfaite associée à une sécurité juridique robuste. » Les équipes juridiques de Fiducial s’assurent par ailleurs que les actes soient toujours à jour et respectent la législation : des liens intelligents sont faits directement entre les documents (actes, courriers, pièces) et les fiches Signature pour éviter les doubles saisies. L’aspect RH n’est pas oublié puisque le logiciel s’adapte en temps réel au nombre de collaborateurs présents dans l’étude.

Ces exemples illustrent bien la tendance actuelle des offres de solutions digitalisées, consistant à accroître « l’efficience » du notaire et à lui redonner du temps pour se consacrer à la réelle plus-value de son métier.

Simon Brenot
Rédaction du Village des notaires

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