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Télé@ctes, l’e-administration en marche.

Dématérialiser les échanges entre les Offices Notariaux et les Conservations des Hypothèques pour les réquisitions hypothécaires et les publications d’actes, telle est l’ambition du projet Télé@ctes qui a vu son lancement il y a un peu moins d’un an. Depuis Mai 2006, les Offices Notariaux peuvent effectuer des réquisitions hypothécaires de manière dématérialisée. Et depuis Octobre dernier, ils peuvent également, dans certains départements, mettre à jour par voie informatique, le fichier immobilier de la Conservation des Hypothèques pour les actes simples. Près de 1500 offices sont actuellement ouverts sur Télé@ctes et on dénombre 3000 réquisitions réalisées par jour. Accélérer et simplifier les démarches, limiter les multiples saisies et les éventuelles erreurs pouvant s’y rattacher, voilà les avantages et les enjeux du projet Télé@ctes. Mais comment fonctionne concrètement Télé@ctes ? Et comment bénéficier de ses services ? Retour sur un projet très novateur.

Un projet exemplaire de modernisation de l’Etat en partenariat avec les notaires

« Le projet est né de la volonté du Conseil Supérieur du Notariat et de la Direction Générale des Impôts d’établir des échanges dématérialisés. Dès 2001, le notariat cherchait à normaliser les documents avec la norme d’échange au format XML. Parallèlement, et par chance, à cette même période, le gouvernement Jospin affirmait la volonté de développer les échanges administratifs XML. », nous rappelle François Xavier Bary, Directeur des projets REAL.NOT. En plus de mobiliser le Conseil Supérieur du Notariat, la Direction Générale des Impôts, les Conservations des Hypothèques, la Caisse des Dépôts, Réal.Not et les SSII, le projet Télé@ctes a été conçu en partenariat étroit avec les usagers que ce soit pour l’élaboration du cahier des charges, les validations des facilités d’utilisation et la labellisation des logiciels. « Télé@ctes a imposé une modification profonde de l’ensemble des systèmes informatiques des acteurs du projet. » nous explique M. Didier Lefèvre, Directeur Systèmes d’Informations du Conseil Supérieur du Notariat. Le projet est entré en phase d’expérimentation en décembre 2005 dans un certain nombre d’Offices pilotes et de Conservations des Hypothèques et a vu son déploiement tout au long de l’année 2006. « Ce partenariat fort a pu réussir grâce à une volonté affirmée de chacun des partenaires de faire aboutir le projet. Nous avons travaillé ensemble dans le souci de mieux nous comprendre, de partager nos expériences et d’éclaircir chacun notre propre vocabulaire. » nous confie Maître Frank Lodier, notaire à Vanves et pilote du projet Télé@ctes.

Télé@ctes permet aujourd’hui de dématérialiser les échanges entre les notaires et les Conservations Hypothécaires et également les échanges financiers correspondants. En effet, pour les réquisitions hypothécaires, les notaires qui souhaitent interroger le fichier immobilier doivent payer une taxe en amont de droit de consultation. La réquisition est donc précédée d’un virement à la Caisse des Dépôts. Une fois le transfert financier opéré, le formaliste reçoit un avis d’opérer qui lui permet d’obtenir la réquisition à la Conservation. Ces démarches ont donc impliqué que les logiciels de rédaction d’actes et les logiciels de comptabilité soient reliés, mais également que l’ensemble des échanges entre les formalistes, les notaires, les comptables, la Caisse des Dépôts et les Conservations des Hypothèques soient sécurisés. Cette sécurisation est assurée par l’utilisation, par tous les collaborateurs de l’office, de la carte à puce REAL, qui assure l’identification et la signature électronique ainsi que par la plate-forme d’échanges sécurisés PLANET.

Concrètement …

Télé@ctes intervient dans les différents échanges relatifs à une vente immobilière, que ce soit en amont de la vente pour les téléréquisitions, ou en aval avec la dématérialisation des publications.

 Téléréquisitions
A partir de son logiciel de rédaction d’acte, le formaliste prépare sa demande d’état hypothécaire. Le coût de l’opération et les instructions de virement sont automatiquement transmises au logiciel comptable, qui à son tour émet le virement à la Caisse des Dépôts. Le paiement est validé par un retour d’avis d’opérer sur le logiciel comptable et le numéro d’autorisation s’inscrit sur la réquisition. Le formaliste ou le rédacteur peut alors envoyer avec sa carte REAL sa demande à la conservation des hypothèques et recevra sa réponse par courrier dans un délai réduit, de 4 à 7 jours. Le formaliste ou le rédacteur peut également envoyer une demande d’état hypothécaire complémentaire. Là encore, les délais sont considérablement réduits puisqu’il recevra la réponse par courrier dans un délai de 48 heures au lieu de trois semaines auparavant.
 Télépublications
Pour le dépôt de l’acte, le formaliste prépare son acte ainsi que les données nécessaires à sa publication. Puis le notaire valide définitivement l’intégralité du dossier sur l’écran en y apposant sa signature électronique avec sa carte REAL. Les instructions de virement sont automatiquement transférées au logiciel comptable et effectuées avec la carte REAL. En retour le formaliste reçoit un avis d’opérer et la preuve de virement est intégrée au dépôt sur le logiciel de rédaction d’acte. Le formaliste valide et envoie le dépôt avec sa carte REAL. Il reçoit alors un message de prise en charge. Après publication du dépôt, le notaire reçoit les mentions de publications en 5 à 10 jours par voie dématérialisée. Celles-ci sont automatiquement intégrées dans l’acte pour apparaître dans la copie authentique destinée au client. Actuellement, seule la publication d’actes simples aux conservations d’hypothèques de certains départements est possible.
Ainsi, Télé@ctes permet d’opérer des demandes de façon beaucoup plus rapide et de diminuer le nombre d’étapes préalablement nécessaires. « Le bilan est plus que positif pour la profession » confirme Maître Lodier, « Mais il faut se donner les moyens de s’adapter au système, ce qui implique une véritable mutation de nos méthodes de travail actuelles. » ajoute t-il en nous transmettant trois conseils pour les notaires qui souhaitent se lancer dans l’aventure. En premier la souplesse, afin de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail. En second, une implication forte des notaires pour que l’ensemble des collaborateurs adhèrent au nouveau système. Et enfin, Maître Lodier recommande de découper le passage à Télé@ctes en plusieurs étapes. L’idéal est de commencer par mettre en place les virements électroniques en signant la convention EDI CDC–Net ce qui permet de diminuer l’ensemble des opérations par chèque et d’opérer un gain de productivité immédiat. Après cette première étape, la mise en place de Télé@ctes se fait d’elle même et il est plus aisé de se former et de former ses collaborateurs.

Comment bénéficier des services de Télé@ctes ?

Pour bénéficier de ces services, plusieurs pré requis sont indispensables. Ainsi,
 L’office souhaitant bénéficier des services doit s’abonner au réseau REAL, Réseau privé des notaires.
 Tous les collaborateurs de cet office (formalistes, rédacteurs, notaires, comptables) doivent être dotés de la carte REAL, carte à puce qui permet l’identification et la signature électronique.
 Les équipements informatiques doivent être mis en conformité selon certains critères tels que l’exploitation sous Windows XP.
 Les logiciels de rédaction d’actes utilisés doivent être labellisés. A ce jour ont été labellisés pour les réquisitions les logiciels de rédaction d’acte des éditeurs Fiducial Informatique, Fichorga, Genapi, Groupe PMS, Mnemosyne et LexisNexis Infolib. Pour les logiciels de comptabilité sont labellisés ceux des éditeurs Fiducial Informatique, Fichorga, Genapi, Groupe PMS et LexisNexis Infolib. Et pour les dépots d’actes sont labellisés les logiciels des éditeurs Fiducial Informatique, Fichorga, Genapi, Groupe PMS (Sonate) et LexisNexis Infolib.
 Les collaborateurs doivent être formés aux fonctionnalités des logiciels choisis.
 Les offices doivent avoir souscrits à la Caisse Des Dépôts pour les virements dématérialisés et avoir mis en place un système clair comprenant différents niveaux d’habilitation.
 L’office doit avoir accepté le Réseau PLANETE, plate-forme d’échanges sécurisés du Conseil Supérieur de Notariat.
 L’office doit accepter d’être facturé par l’Association pour le développement du service notarial (ADSN) pour l’utilisation de ces fonctionnalités. Soit 0,50 ? HT pour les réquisitions et 2 ? HT pour le dépôt d’acte. Il recevra sa facture globale mensuellement.
 Les notaires doivent avoir adhéré à l’autorisation unique consentie par la CNIL au notariat pour la mise en oeuvre de Télé@ctes.

Horizon 2008

Si la télépublication ne concerne aujourd’hui que les actes dits simples, qui ne font pas l’objet de sûretés, il est prévu pour 2007 que 80% des actes puissent être télépubliés et que la totalité des Conservations soit touchée. En effet actuellement, seuls les départements de l’Aisne, l’Ille et Vilaine, la Haute-Vienne, la Loire, la Savoie, l’Essonne, le Nord, Paris, le Cher, l’Eure, la Loire-Atlantique, le Rhône et la Haute-Savoie ont accès aux services de télépublication. Ainsi, les Offices pourront publier à terme la plus grande majorité des actes depuis leur poste de travail partout en France. En ce qui concerne les téléréquisitions, dont le retour est aujourd’hui papier, il est prévu un retour dématérialisé des conservations des hypothèques d’ici 2008-2009.

Au delà des avancées technologiques, l’objectif 2007 affiché par le Conseil Supérieur du Notariat est que 3000 Offices utilisent Télé@ctes afin que la quasi totalité des études bénéficient d’un gain considérable de temps et d’efficacité. On peut gager qu’avec l’ensemble des moyens mis en oeuvre pour cette incroyable réalisation, l’objectif sera atteint. En attendant, Télé@ctes s’est révélé un projet moteur pour de nombreux chantiers de dématérialisation des échanges avec les administrations, apportant une preuve de plus de l’extrême modernité du notariat Charlotte KARILA-VAILLANT
 Depuis le 26 mars 2007 la DGI a ouvert à l’ensemble du territoire français l’accés à Téléactes.

ENCADRÉ dans l’article

Télé@ctes, « un challenge d’entreprise » pour LexisNexis

Monsieur Nicolas Nicolaïdes, vous êtes Directeur de l’activité Notaires du Groupe LexisNexis, mais vous avez également été notaire pendant de nombreuses années, comment avez vous perçu le projet Télé@ctes ? Au delà de la révolution que représente la dématérialisation des flux, le projet Télé@ctes va profondément modifier l’organisation et les habitudes de travail de la Profession. Les offices vont peu à peu être amenés à passer d’une organisation verticale à une organisation horizontale, car il devient nécessaire que formalistes, rédacteurs et comptables travaillent de concert dès l’origine des dossiers pour permettre une plus grande fluidité au sein de l’étude.

Et au sein de LexisNexis, comment avez vous abordé le projet ? J’ai souhaité que le projet Télé@ctes constitue un projet d’entreprise pour répondre à l’ensemble des attentes et des échéanciers de la Profession. Télé@ctes constitue un challenge pour le notariat mais également pour notre entreprise qui, depuis 100 ans, place la culture notariale au coeur de ses préoccupations. Nous avons ainsi mobilisé sur le projet les équipes de développement, les analystes métiers, les chefs de projets et bien entendu les responsables juridiques. Qui dit Projet d’entreprise dit communication interne, pour sensibiliser nos équipes à l’importance de Télé@ctes et communication auprès de nos clients pour les sensibiliser à ces évolutions. A ce titre, nous avons organisé l’année dernière un Tour de France pour leur présenter l’ensemble des produits et des solutions techniques, que sont les solutions WinNot Expert pour la rédaction d’actes et Nota Comptabilité pour les logiciels comptables, Tour de France que nous réitérons à compter du mois de mai prochain. Quelles sont les particularités de ces produits ? Nous avons axé nos développements sur l’ergonomie et l’intuitivité afin de permettre à nos clients de naviguer dans un environnement simple d’utilisation. A titre d’exemple je citerai le nouveau « volet Winnot » qui permet d’avoir une vision claire et performante de l’acte à « télé@cter ». Nous avons travaillé avec REAL et avec la Profession et j’ai été très heureux de percevoir un réel changement de culture des institutions professionnelles vis à vis des sociétés de service. Nous ne sommes plus perçus comme des prestataires de services, mais associés à ces grands projets en tant que partenaires, ce qui permet un suivi commun et un vrai bénéfice client.

Pour conclure, quels autres projets mettez vous actuellement en place ? Nous avons dès le départ choisi de suivre le projet MECANOTAIRES de dématérialisation des flux entre les notaires et le Crédit Agricole. Nous sommes même leader sur ce projet et notre solution homologuée est actuellement présente dans une dizaine d’études pilotes. Nous avons par ailleurs renforcé nos équipes de collaborateurs pour suivre les évolutions de la version Télé@ctes 2007. Mais au-delà de Télé@ctes avec la dernière version de Winnot Expert nous avons réalisé la liaison entre notre solution de rédaction d’acte et notre base LexisNexis JurisClasseur. Les notaires peuvent ainsi accéder en un clic à l’ensemble des fonds documentaires JurisClasseur. Evidemment, nous travaillons aussi sur la mise en place de Perval B.I.E.N et sommes attentifs à l’ensemble des projets à venir comme le minutier central, les déclarations d’intention d’aliéner ou encore l’état civil. Cependant, je tiens à ce que nous gérions l’ensemble de ces nouveaux projets de manière progressive et organisée pour permettre aux notaires, et à leurs équipes, de s’adapter régulièrement et régulièrement et de bénéficier pleinement au fur et à mesure de leur intégration, de ces progrès technologiques.

Paru dans "La Revue des Notaires"