Rangements et classements

Si dans toute entreprise le classement est important, il est vital chez les notaires, tant il est vrai que le nombre de pièces et dossiers à conserver et à consulter régulièrement prend vite de l’ampleur (surtout quand il faut garder 100 ans les archives)...
Ajoutons à cela le prix des m2 immobilisés et la nécessité de penser à la confidentialité des informations, et l’on voit bien qu’il est utile de se pencher sur les bons outils de classement.

Voici quelques pistes de réflexions.

Solutions pour un gain de place et un accès optimal

Les rayonnages fixes auront toujours leur place, mais devraient être destinés au classement des dossiers “en cours”.

Très vite, le rayonnage mobile offre un vrai gain de place : des armoires qui coulissent permettent de quasiment doubler la place disponible !

Les armoires sont par exemple disposées sur 2 et 3 épaisseurs, les premières coulissant pour laisser l’accès aux dernières.
Il est aussi possible d’aménager un petit bureau ou un “fond de couloir” avec une juxtaposition de 4, 5 armoires ou plus, toutes coulissantes pour laisser un accès.

Esthétiquement, il existe désormais des solutions tout à fait correctes, permettant une intégration dans un couloir, bureau de réunion ou bureau classique.
C’est un moyen d’utiliser une place disponible mais visible de tous...

solutions plus sûres pour la conservation
Certains dossiers devront être enfermés à clé bien sûr, mais avez-vous pensé au feu et à l’eau ? Le papier n’aime guère les accidents...
Il existe des armoires ignifugées ou renforcées pour les documents les plus sensibles.

Il s’agit d’un bon endroit - si vous préférez ne pas les placer à l’extérieur, ce qui est quand même conseillé - pour placer vos sauvegardes informatiques par exemple...

Et encore...

Lorsque l’on parle de classement, on doit aussi parler de “signalétique”, c’est-à-dire ce qui vous permettra de retrouver au plus vite vos documents. Vous utilisez sans doute déjà un système de repérage par couleur.

Vous pouvez utiliser également un système d’étiquettes à coller (étiquettes imprimées sur une imprimante spéciale, ou marquées à la main).

Il existe aussi des repères à coller sur des dossiers. Par exemple, un repère collé à une certaine hauteur sur la tranche du dossier permettra en un clin d’oeil de trouver tous les dossiers ayant le même repère, et de voir quels dossiers ne sont pas à leur place (repère pas aligné).

Pensez aussi aux logiciels de classement

Certains consistent simplement en la centralisation informatique du lieu du classement, d’autres vont au-delà et proposent l’impression de documents récapitulatifs ou d’étiquettes.
Plus avancé encore, les codes barres. Et oui, pourquoi pas dans votre bureau ? Une “douchette” vous permet d’enregistrer les informations sur chaque dossier et l’emprunteur, d’obtenir toutes les informations et de les centraliser sur un logiciel éventuellement consultable à distance...

Et le numérique ?

Le monde de la documentation juridique a vécu d’importantes transformations ces dernières années, notamment les juristes sont passés du papier à l’électronique pour une bonne part de leurs informations (lois, jurisprudence...).

Pourquoi ne pas passer également vos dossiers papier sur support électronique ?
Un cédérom est très accessible, permet une recherche rapide, peut être dupliqué si besoin et permet aussi de conserver les originaux papier en lieu sûr, bien plus sûr que le cabinet, cible possible de vols, malveillances, incendies ou inondations.

Numériser toutes les informations est une contrainte, mais qui vous permettra ensuite de gagner la sécurité pour vos données, d’en améliorer l’accessibilité et de gagner ces précieux mètres carrés qui sont si chers dans les centres des villes...

Pour cela, il existe des prestataires de services, mais aussi des logiciels si vous le réalisez en interne.
Il existe même la possibilité maintenant d’écrire sur un cahier intelligent “PaperPCTM” Clairefontaine, permettant ainsi d’indexer vos classements directement du papier à votre PC.

Paru dans "La Revue des Notaires"

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