Notariat et archivage numérique.

Les études notariales ont une obligation légale de conservation des actes notariés pendant 100 années, avant de pouvoir les verser aux archives départementales. Certaines études conservent les actes pendant plusieurs siècles ; des actes antérieurs à la Révolution Française se trouvent parfois dans les archives. Selon l’activité et le nombre de notaires associés dans l’étude, le volume de documents à conserver peut varier fortement. Il faut rajouter à cela la forte urbanisation et la grimpée des prix immobiliers faisant augmenter le coût du stockage à l’étude et la difficulté de trouver des locaux adéquats. De plus, le volume moyen des actes, surtout s’agissant des actes de vente de bien immobiliers, augmente sans cesse ; il y a plus de pages d’annexes que de pages dans la minute !

Une préoccupation constante des notaires est donc de sécuriser l’archivage de ce patrimoine dont ils ont la garde.
Cette sécurisation porte sur plusieurs axes :
Sécurité des locaux : incendie, dégâts des eaux, risques d’inondation, etc…
Perte des documents du fait de la manipulation hors de la zone de stockage.
La consultation des actes après la signature est assez fréquente, d’autant plus que la vitesse de rotation des biens immobiliers s’est accrue ces dernières années. Cette consultation demande la recherche dans l’archive, l’extraction, la consultation et la réinsertion dans l’archive.

Dans un service organisé (tel que celui des archives départementales), tous les mouvements sont consignés de manière à éviter les pertes.

A l’étude, une telle procédure ne peut être mise en place, et donc il est très fréquent de constater que de très nombreux dossiers ne sont pas réinsérés dans l’archive, ce qui augmente très fortement le risque de perte.

Il existe une panoplie de solutions centrées autour de l’archivage numérique des actes et des dossiers qui pourront être mises en ?uvre « à la carte » en fonctions des besoins et de la typologie de l’étude.

L’archivage numérique est un processus simple permettant de faire une copie numérique et informatique de l’acte et de ses annexes dans son état définitif, donc revêtu des signatures.
Des documents complémentaires importants du dossier pourront être joints. Cette copie numérique sera stockée sur un système informatique permettant la consultation et l’impression sur papier immédiates. Des copies de sécurité pouvant être externalisées seront réalisées sur support CDROM.

L’archivage numérique s’inscrit très bien dans le processus de publication de l’acte, réalisé par le service des formalités de l’étude. En effet, quand l’acte est signé, il doit être communiqué tant aux parties qu’aux organismes de prêt bancaire, les services hypothécaires et notariaux.

A l’occasion de ces copies qui se font sur support papier même avec la nouvelle procédure téléactes, il est très simple de réaliser une copie « numérique ». En effet, tous les matériels de reprographie tels que les copieurs permettent cette opération. Une fois la copie numérique réalisée, celle-ci est archivée dans un logiciel spécialisé qui permettra de retrouver l’acte grâce à des critères tels que : la date de signature de l’acte, le numéro du dossier, l’intitulé de l’acte, les rédacteurs et l’adresse éventuelle du bien.

Dès lors, la formaliste pourra archiver physiquement l’acte, soit à l’étude, soit chez une société tierce spécialisée dans l’archivage physique. Tous les collaborateurs de l’étude pourront consulter, imprimer, envoyer par courrier électronique la copie de l’acte ou l’une de ses annexes. Ceci représente un gain de temps dans la recherche des documents, la fabrication des copies imprimées et la sécurité et l’intégrité de l’archive qui sont très importants et facilement mesurables (retour sur investissement).

La nouvelle procédure de formalisation électronique téléactes ne remet pas en cause la nécessité de l’archivage numérique, car la conservation du patrimoine reste inchangée et la nécessité de détenir une copie numérique de toutes les pièces du dossier est toujours là.

L’archivage numérique des actes et dossiers peut être complété par celui de documents comptables qui doivent être conservés. L’étude notariale n’échappe pas aux directives de l’administration fiscale, qui l’a rappelé en janvier 2006, exige pour ses contrôles de travailler sur des copies numériques des documents comptables et non sur des copies papier (BO 13L1-06).

Enfin, de plus en plus d’échanges de documents se font par voie informatique, et il est vital d’assurer un moyen de stockage organisé de ces fichiers ; le système d’archivage répond aussi à cette préoccupation.

En fonction de ses besoins et de sa typologie, l’étude pourra mettre en place une combinaison d’archivage physique si elle manque de place, et d’archivage numérique. Des sociétés proposent une combinaison des deux opérations, offrant un gain de temps car l’identification des actes ne se fait qu’une seule fois à la numérisation, et évitent de sortir le document de l’archive lors d’une demande de consultation.

L’archivage numérique est une opération qui s’inscrit dans la durée ; le système choisi pour assurer cette fonction doit répondre à plusieurs critères :
Etre indépendant du système de production des actes, de la comptabilité informatisée, etc…

Assurer la réversibilité, c’est-à-dire pouvoir restituer l’ensemble des archives dans un format standard.

Assurer une sécurité et une copie des archives sur des supports non ré-inscriptibles.
Etre construit à partir d’éléments standard pouvant s’intégrer dans le système informatique et reprographique de l’étude.<

Guillaume SEBILLEAU
ARCHIVE@CTES
Progiciel d’archivage pour les notaires

Paru dans "La Revue des Notaires"

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