Mobilier et archives : se débarrasser des encombrants

Il arrive que l’on soit pris au dépourvu au moment de changer le mobilier et de se débarrasser des documents inutiles. La tentation de la déchetterie peut alors être grande. Mais, si vous avez le choix, toute autre option est préférable. Pour le mobilier, les filières de revente, recyclage et don se sont organisées ces dernières années et permettent une utilisation optimale des mobiliers actuels même quand ils ont déjà (bien) vécus. De plus, nous ne sommes pas très loin du moment où les composants des mobiliers seront intégralement réutilisables, avec l’émergence de produits dits « cradle to cradle » (du berceau au berceau). Pour les documents papiers et numériques, la donne est plus simple, car il est indispensable et obligatoire de détruire tout ce qui contient des informations à caractère personnel : l’enjeu consiste donc à choisir sa méthode, interne ou externe, ainsi que le type exact de prestation.

Que faire du mobilier de bureau dont on ne veut plus ?

Le revendre

Il peut s’agir de vente directe ou de dépôt-vente. Dans le premier cas, le mobilier de bureau sera estimé, puis après accord sur la valorisation de la cession, démonté et déménagé dans le respect du mobilier, mais surtout de vos locaux et des activités qui pourraient encore y avoir lieu. Dans le deuxième cas, vous confiez vos objets au gérant d’un dépôt-vente, avec mandat de les vendre. Il remet alors un contrat-type, qui doit indiquer la description des biens remis, le prix que vous souhaitez en obtenir, le révision du prix à la baisse après un certain délai, la commission du commerçant (généralement 30 % du prix), les éventuels frais annexes (de gardiennage ou d’une éventuelle pénalité si vous récupérez l’objet avant qu’il ne soit vendu), le délai et les modalités de règlement afin d’éviter de vous retrouver avec un avoir sur le magasin au lieu d’un chèque à encaisser. En l’absence de contrat, demandez un écrit comportant les informations susmentionnées.

Le don

Certaines entreprises offrent le mobilier usité à leur personnel, ce qui est un excellent choix si cela répond à un besoin. Mais il existe plusieurs autres possibilités : l’une, de nature caritative, consiste à donner le mobilier à des associations comme Emmaüs ou Envie, ou encore l’Auberge de la solidarité, qui vont le valoriser en le revendant pour financer des projets humanitaires ou de réinsertion ; l’autre option va au soutien à la création d’entreprises, donc à l’emploi, et passe par les incubateurs et les pépinières d’entreprises, qui les redonneront ensuite à des entrepreneurs afin d’aider à l’émergence de l’économie de demain.

Le recyclage

La filière de recyclage du meuble se développe par le biais des législations : le décret n°2012-22 du 6 janvier 2012 relatif à la gestion des déchets d’ameublement fixe un objectif de réutilisation et de recyclage de 75% pour le mobilier professionnel en 2015 ; de plus en plus, des prestataires proposent un démantèlement sur place avec des bennes apportées directement sur le site, afin que le tri s’effectue dès le départ. En effet, environ 95 % des matériaux sont recyclables, à l’exception de beaucoup de plastiques composites. De plus, la plupart des composants ont une valeur, et certains en ont une qui n’est pas négligeable. Le prestataire a pour mission d’aiguiller les bennes et autres déchets vers les centres de recyclage spécifiques. Ce cycle garantit en outre un suivi des produits de la collecte jusqu’au recyclage, et permet de se faire remettre des certificats de traçabilité et de destruction.

Le mobilier en cycle continu

Afin de boucler la boucle, des entreprises comme l’alsacien Steelcase propose de débarrasser le mobilier existant, et de fournir des mobiliers qui répondent à une démarche « cradle to cradle », dit autrement du berceau au berceau, que Steelcase s’engage à venir ensuite recycler intégralement. Cet engagement signifie que les éléments des nouveaux meubles sont réutilisables à l’infini. Comme on l’explique chez Steelcase : « nous concevons du mobilier à forte composante durable, il est donc logique de boucler la boucle en proposant une solution pour les produits en fin de vie, à l’image de notre siège Think, premier produit certifié C2C ».

Que faire entre deux lieux ?

Lorsqu’on se trouve entre deux locaux, et que l’on souhaite avoir de la flexibilité dans l’organisation du déménagement, recourir au self-stockage a le grand avantage de permettre l’entreposage de certains meubles qui ne trouvent pas encore place. Les entreprises de self-stockage offrent des lieux sécurisés qui sont accessibles de manière continue. C’est particulièrement intéressant pour les archives, lorsque les rangements spéciaux n’ont pas encore été installés. De plus, les employés du self-stockage peuvent se charger de réceptionner les nouveaux meubles venant compléter ceux qui sont conservés, ce qui diminue ainsi les perturbations dans une période déjà bien chargée.

Destruction d’archives : s’en charger ou pas ?

La première question pourrait être : pourquoi broyer ? En vérité, pour tout document contenant des données de caractère personnel, il est indispensable de se couvrir car la loi prévoit, à l’article 226-22 du Code pénal, trois ans d’emprisonnement et 100000€ d’amende pour toute « imprudence ou négligence » qui aboutirait à « porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée en portant, sans [son] autorisation, [des] données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir ». Or il n’est pas rare que des premières versions de documents, des impressions ratées, ou des emails imprimés avec des informations personnelles soient jetés dans les poubelles de tri. C’est oublier un peu vite que la confidentialité ne fait pas partie du cahier des charges des sociétés ou des collectivités chargées du recyclage. D’autant plus que, depuis la poubelle du bureau jusqu’au recyclage final, les documents peuvent se trouver sur la voie publique avant le ramassage, et rester à l’usine de tri pendant des mois en étant de facto accessible au tout venant. Et la seule responsabilité qui serait engagée est celle de la personne qui a jeté le papier.

Les broyeurs de bureau

Les broyeurs d’archives offrent aujourd’hui une technologie très développée : il existe des engins puissants accessibles à tous avec des niveaux de sécurité très élevés. Pour détruire des documents notariaux, il faut en effet conjuguer vitesse d’exécution et garantie forte sur la confidentialité : pouvoir broyer 60 feuilles par minute avec un niveau DIN 3, voire DIN 4 (juste inférieur au niveau requis pour des documents gouvernementaux confidentiels), avec coupe micro-croisée verticale et horizontale est un idéal désormais à la portée de tous. Les nouveaux modèles ont également su réduire le volume sonore à des niveaux entre 60 et 70 décibels, soit à peine supérieurs à une conversation ordinaire. Enfin, leur capacité de destruction s’est étendue aux CDs et DVDs. Il existe néanmoins des bémols, qui tiennent : à la nécessité de consacrer des ressources à la maintenance ; à la possibilité d’une panne qui retarderait les projets de destruction ; au risque que les employés chargés de la destruction aient accès à des documents qui ne leur sont pas normalement accessibles (bulletins de salaire,...) ; au temps passé à ce travail au détriment des tâches quotidiennes en cas de grandes quantités de documents.

Le broyage professionnel

Un avantage de l’externalisation est d’obtenir un certificat de recyclage, décrivant la quantité de papier recyclé, qui sert entre autres pour l’obtention de la norme de management environnemental ISO 14001.

Au cas où le choix est fait d’externaliser, plusieurs critères viennent déterminer le choix du prestataire :

- Si le moment consacré à la destruction des archives s’étale sur plusieurs jours, il peut être avantageux de se procurer de bons modèles de conteneurs à papiers spécifiquement destinés aux archives. En plus d’être particulièrement grands, il sont sécurisés et garantissent l’intégrité des papiers entre le moment où ils sont introduits dans le conteneur et leur broyage. Il existe différents designs, dont certains trouveront parfaitement leurs place dans vos bureaux, ainsi que des modèles avec roulettes pour faciliter le déplacement.

- Concernant les unités mobiles de destruction qui viennent broyer sur place, il existe différentes technologies. Certaines, comme le chargement par l’extérieur, réduisent à zéro la possibilité que l’employé du prestataire ait accès aux documents ; d’autres, comme les normes en matière d’émission polluantes (norme EEV correspondant aux niveaux d’émission préconisés par la directive 2005/55), où même le type de moteur (électrique), permettent de sélectionner l’entreprise qui correspond le mieux à vos principes et à vos besoins.

Les offres des sociétés spécialisées

La tendance actuelle consiste à combiner vente, don et recyclage. Les sociétés de débarras spécialisées proposent en effet aux particuliers comme aux professionnels de venir chercher les meubles et de revendre ceux qui peuvent l’être. Cette vente permet de couvrir tout ou partie des frais de l’opération. Dans le meilleur des cas, avec un meuble ancien de valeur par exemple, il est même possible de se retrouver avec un bénéfice net à l’arrivée. L’autre partie des meubles est : donnée, dans la mesure du possible, à des centres Emmaüs ou à d’autres acteurs de la ré-utilisation, surtout lorsque les meubles sont défraîchis mais encore en état de fonctionnement ; recyclée, pour autant qu’il s’agisse de matériaux récupérables, au travers des centres de recyclages et des entreprises de menuiseries.

Jordan Belgrave
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