Notaires, les nouvelles technologies vous aident au quotidien.

Comment gagner un temps précieux et donc de l’argent ? Comment s’épargner des tâches répétitives, et gagner ainsi en productivité et en qualité de travail ? Les nouvelles technologies regorgent d’inventivité pour vous rendre service dans tous ces moments du quotidien où vous vous demandez : est-ce qu’il n’y aurait pas un moyen de se consacrer à l’essentiel ? Grâce à toutes les innovations du secteur, la réponse est oui.

Créer en toute sécurité

Pour profiter des nouvelles technologies, la première marche consiste à se faire assister pour la création de documents. Nombreux sont aujourd’hui les logiciels qui proposent un confort exceptionnel pour faire de la confection sur mesure. Pour tous les éléments d’un dossier – acte, courrier,... – oubliez la feuille blanche et servez-vous de modèles et de formules que vous pouvez faire progressivement évoluer pour leur donner l’en-tête de votre étude aussi bien que votre style particulier. Profitez également : d’un module de calcul intégré au texte pour les calculs simples des droits de mutation ou ceux plus complexes des droits de succession ; ainsi que d’un maillage serré d’automatisations qui aident à la saisie, à la pré-évaluation de l’acte en fonction du contenu du dossier, autant qu’au contrôle de cohérence juridique grâce à des bibles régulièrement mises à jour.
Le second aspect est celui de la visibilité : les dossiers comprennent l’ensemble des pièces existantes – courriers, pièces, actes, mails, fax, scans, appels, sms, alertes émises,... –, qui sont hiérarchisées et accessibles rapidement.

Pour une gestion des flux documentaires

Et si toute votre activité profitait de ce qu’offre le numérique ? Parce qu’une information non maîtrisée représente un risque qui va de la simple perte de temps à de véritables litiges, pourquoi ne pas mettre tous les atouts de votre côté ? Un cycle optimal de gestion des flux commence dès qu’un document entre dans votre étude. Cela passe d’abord par sa numérisation avec reconnaissance des caractères, étape indispensable pour une indexation réellement efficace. Puis, pour personnaliser les documents, il faut une circulation fluide vers les outils bureautique et les modules spécifiques. Plusieurs fonctions sont particulièrement utiles en cela : des ‘copier-coller’ qui ne soient pas chronophages, une fonction ‘commentaires’ facile à s’approprier, une indexation paramétrable pour correspondre aux habitudes de l’étude ou aux recommandations de l’audit qualité, ou encore un système de dates limites avec alertes automatisées lors de toute affectation de tâches.

En outre, il doit être facile de suivre ces documents, par exemple à travers l’attribution d’un numéro unique qui permette de retracer l’historique d’un document depuis son arrivée dans l’étude jusqu’à la clôture d’un dossier ; et dans tous les cas, la recherche des fichiers et dossiers doit être la plus précise possible en filtrant par période, par état (sans réponse,…), par expéditeur, destinataire, par objet ou encore bien sûr par mots-clés.

Au moyen d’une telle organisation, il devient possible qu’un tableau de bord livre des informations exhaustives et pratiques, utiles pour soi-même comme pour le management d’un collectif ; à la fois pour savoir quelles tâches sont en attente, mais aussi pour visualiser des statistiques précises sur les délais et les charges de travail par individu ou groupe d’individus, par type de support et par nature d’information, afin d’en déduire les stratégies adéquates.

Pour une gestion numérique des documents, un autre enjeu de taille porte sur l’accès à ces documents. La création d’espaces de travail collaboratif ne signifie pas des droits indifférenciés. Il faut donc une gestion précise de l’accès selon qu’il s’agit de :
- accéder à un seul dossier sans visualiser le répertoire dans son ensemble
- voir le contenu d’un dossier et visualiser des fichiers
- télécharger une copie locale des documents
- ajouter du contenu dans le dossier par envoi, glissé-déposé, copier/coller et création de fichiers
- modifier le contenu existant directement en ligne
- supprimer du contenu
- inviter un nouveau participant

Le Cloud, c’est pour quand ?

Le Cloud, joliment appelé infonuagique par nos amis québécois, fait se rejoindre des technologies de stockage d’information et de services en ligne. Il permet d’externaliser intégralement le système d’information pour des retombées positives tant du point de vue financier que du service client. Alors que, pour la même quantité d’information stockée, il fallait auparavant se munir de serveurs en interne, le premier avantage est d’économiser sur la place et sur la consommation électrique, et de profiter d’une rapidité de déploiement qui soit sans comparaison plus rapide. De surcroît, les bénéfices sont multiples en matière de qualité du service rendu et de qualité de travail : l’échange de documents avec vos clients est fluidifié grâce aux espaces collaboratifs de partage que vous créez en toute facilité ; vos clients sont informés de toute avancée du dossier et l’étude est notifiée par email de toute démarche effectuée sur ces espaces, comme aussi de l’absence de réaction après un délai défini par vous ; enfin, l’ensemble des documents sont modifiables en ligne.

Communiquer par vidéo, une solution efficace

Imaginez-vous présenter, à distance, des textes, des images, des vidéos, sur le sujet de votre choix. Imaginez-vous échanger entre collègues, entre études, avec des partenaires et prestataires ainsi bien sûr qu’avec des clients au moyen d’un procédé plus vivant et plus dynamique que le téléphone. La vidéoconférence constitue une innovation radicale et pour tout dire inéluctable dans l’organisation du travail qui, au même titre que le téléphone en son temps, s’installe progressivement dans les mœurs et ne peut manquer de séduire ceux qui s’y essayent.

D’une part, la vidéoconférence peut se substituer aux déplacements dans beaucoup de cas avec des économies substantielles à la clé, sur les frais de transport, les frais de restauration et d’hébergement ainsi que bien entendu sur le coût du salaire pendant le déplacement.

Mais l’atout principal est qualitatif. C’est tout simplement le plaisir de la plupart des rencontres professionnelles qui s’en trouve maximisé pour tous : plus de stress d’arriver en retard pour des problèmes de circulation ou de transport en commun ; des participants plus attentifs puisque confortablement installés dans leur bureau ; des conversations où l’image permet de créer le lien d’empathie qui manque souvent au téléphone ; en définitive, des rencontres plus efficaces pour une meilleure qualité de travail. Et la rencontre de visu devient alors ce qu’elle aurait dû être : un choix limité aux moments indispensables.

Signature électronique : un notariat à la pointe de la modernité

Grâce à la clé Real, validez les actes en toute liberté. Non seulement toutes les parties au contrat peuvent lire l’acte et ses annexes sur écran, avec des changements de dernière minute, comme l’ajout d’annexes ou d’un nouvel intervenant, qui deviennent extrêmement faciles, mais surtout la validation se fait sur tablette tactile et le notaire lui-même appose sa signature au moyen de la clé Real. L’acte devient alors authentique et il est automatiquement envoyé au MICEN, le serveur spécifiquement dédié du notariat. Là, il n’est accessible que depuis l’espace personnel du notaire qui peut à tout moment en réaliser des copies. Une réelle facilité d’usage pour un service plus rapide, plus sécurisé, et un gain de place par le biais de l’archivage automatisé. Pour cela, il vous suffit de choisir l’un des logiciels certifiés conforme, d’informer le service MICEN de l’ADSN de votre volonté de disposer d’une archive électronique, et d’aller sur le site de la CNIL pour souscrire à la norme NS55.

Cette innovation est désormais accessible en version mobile avec les logiciels labellisés AAE en mobilité, avec pour seule condition que vous disposiez d’un réseau internet lors de son utilisation.

Manager par les données

Un bon management consiste à aider chaque membre du collectif à obtenir le meilleur de lui-même. Pour cela, il faut une vision d’ensemble de ce qui est à accomplir et de la manière dont les tâches sont réalisées. Quoi de mieux pour cela qu’un logiciel de gestion qui permette un suivi des dossiers en vérifiant l’état d’avancement de chacun d’entre eux, la mesure du temps passé sous la forme de rapports statistiques, et l’anticipation de l’activité grâce à des outils dynamiques ? C’est l’ensemble des relations qui s’en trouvent améliorées : avec les clients, qui apprécient que leur dossier soit bien traité et surtout bien supervisé ; avec les collaborateurs, dont la charge de travail globale est mieux reconnue et donc plus facile à organiser. En outre, de nombreux outils offerts par ces logiciels vous facilitent la tâche : un portail intranet, une articulation avec les outils de la profession – IntraNot, Télé@ctes, Micen – ainsi qu’une bonne visibilité des éléments significatifs de gestion comptable, tels que les comptes débiteurs, afin de bénéficier d’une vraie cartographie de votre étude.
Une étude notariale 2.0

Depuis quelque temps déjà, vous vous dites qu’un site internet de qualité pourrait vraiment vous aider dans vos activités de communication. Ce moment est venu.
En effet, créer un site internet est un projet qui permet de remplir plusieurs objectifs simultanément : présenter votre étude et son équipe ; informer votre clientèle des évolutions qui impactent la profession ; mettre en avant l’ensemble de vos activités et compétences, telles que vos activités de conseil ou de gestion de patrimoine ; ou enfin faire connaître les biens immobiliers à vendre sur le territoire de votre étude grâce à un moteur de recherche interne et des fiches précises (nombreuses photos, descriptions très détaillées, honoraires, localisation). Pour les informations d’ordre juridique et fiscal, il convient d’être prudent car votre responsabilité pourrait être recherchée en cas d’information périmée ou erronée, et il faut mieux privilégier les articles préparés par les organismes statutaires (chambres départementales, instituts ou encore revue « conseils »), ou renvoyer vers des sites institutionnels. Puisque plus une étude fournit de services en ligne, plus elle gagne en notoriété et donc en chiffre d’affaires, profitez des nombreuses fonctionnalités qui rendent votre site utile et convivial :
- la possibilité de payer en ligne
- un espace pour la vente aux enchères
- l’estimation des frais
- l’évaluation des biens immobiliers
Pour vous aider, les prestataires de création de site se chargent de toutes les démarches, depuis le dépôt du nom de domaine, l’hébergement sur un serveur dédié, le référencement qui respecte les obligations réglementaires de la profession, jusqu’à la mise en ligne d’informations juridiques actualisées.

Simplifiez-vous les taxes

Tout devient plus facile quand ça n’est plus vous qui vous en chargez. Gestion des virements, des rapprochements bancaires, des hypothèques, contrôle comptable quotidien, relance des clients débiteurs ou n’ayant pas encaissé les chèques ; pour optimiser sans effort la trésorerie de l’étude, un logiciel de gestion des taxes apporte de vrais changements. Même les parties qui ne peuvent être automatisées sont rendues plus fluides grâce à : l’assistance de saisie, qui facilite les écritures récurrentes tout en contrôlant la cohérence des opérations ; l’aide aux calculs, avec la possibilité de créer et modifier des matrices en fonction du type d’acte pour couvrir l’ensemble de vos besoins. Vous bénéficiez en outre d’un accès simplissime aux opérations effectuées ainsi que d’un tableau récapitulant des éléments-clé tels que les débiteurs du jour, les balances, les tableaux de bord, ou les comptes de résultats...Enfin, ces fonctionnalités sont mises à jour automatiquement, entièrement paramétrables et elles sont, dans la plupart des logiciels, compatibles quel que soit le système comptable mis en place.

Un système de paie simple, souple et fiable

Alors que la législation sociale évolue sans cesse, profitez d’un système de gestion des paies qui réduise au minimum toutes ces formalités administratives :
- une navigation facile grâce à des interfaces conviviales
- un accès sécurisé à tout votre historique
- des calculs automatisés où seuls les éléments nouveaux sont à rentrer chaque mois
- l’édition des bulletins de salaire, des certificats de travail et des soldes de tout compte
- les déclarations aux organismes sociaux complétées automatiquement
- la gestion des absences par calendrier (CP, RTT, maladies,…)
- la mise à disposition des documents déclaratifs lors de la clôture annuelle
- la mise à jour pour toute évolution légale (taux de cotisation, plafonds, nouvelles lois sociales,…)
- les virements de salaires à la norme SEPA
Ce faisant, vous vous offrez la possibilité de faire des rémunérations un vrai outil de management, en jouant sur vos marges de manœuvre de manière simple et confidentielle.
Deux choix se présentent à vous pour profiter de ces fonctions : soit une solution logicielle mise à jour automatiquement, soit un service en ligne sur abonnement où une équipe de professionnels valide vos données.

Aider à la gestion de patrimoine, oui, mais comment ?

En respectant le cadre réglementaire, il est possible de faire du conseil patrimonial une vraie dynamique pour les études. En effet, alors que l’immobilier est en baisse et que les projets du gouvernement laissent peser des doutes sur le devenir de la profession, il est peut-être temps de jouer de toutes les ressources offertes par les compétences juridiques du notariat et de développer la gestion de patrimoine.

Un premier avantage tient au renforcement des liens avec votre clientèle, car en créant de la valeur à toutes les étapes de la vie de vos clients, vous leur devenez encore plus indispensable. Pour cela, il convient d’être précis et efficace dans votre conseil en prenant tout en compte : les enjeux immobiliers (fonctionnement des mesures défiscalisantes et des structures légales) ; la structure des actifs (répartition du patrimoine, horizon de placement, exposition au risque…) ; le budget et l’évolution du patrimoine (détermination de la capacité d’épargne, impact d’une réallocation d’actifs, d’un départ en retraite…) ; les enjeux spécifiques des dirigeants d’entreprise (rémunération, transmission d’entreprise, changement de statut, interactions entre patrimoines professionnel et privé) ; la fiscalité des revenus et du patrimoine (IR, ISF, assurance-vie...) ; la transmission (impact des successions et des libéralités d’un point de vue civil et fiscal, préciput…) ; la protection sociale (reconstitution de carrière, rachat de trimestres, changement de statut, étude des risques incapacité, invalidité et décès…).

Pour vous faciliter la tâche, un logiciel spécialisé permet de :
- collecter les informations de manière suivie et hiérarchisée
- simuler l’impact de vos recommandations
- se simplifier la mise en conformité réglementaire
- valoriser votre conseil par des supports pédagogiques et dynamiques
- déployer aisément un extranet pour que vos clients aient la meilleure visibilité possible de leur patrimoine, de ses revenus, et de son potentiel
- agréger l’ensemble des portefeuilles client pour avoir une vue d’ensemble de leurs dynamiques

Comment se faciliter l’immobilier ?

La gestion des fermages
Un logiciel de qualité vous permet un traitement souple et intuitif de l’ensemble de vos données. Les fiches locataires et propriétaires sont accessibles grâce à un filtre multicritères, modifiables et duplicables d’un simple clic. De nombreux processus sont automatisés : les règlements, les quittances CAF, les appels de loyer, le rappel des échéances, la relance des impayés ; toutes les autres démarches sont grandement facilitées : révisions, renouvellements de baux, départ des locataires, gestion des factures fournisseurs, des contrats d’assurance et d’entretien, régularisation des charges ; et toutes les écritures générées sont transférées directement à la comptabilité. Le logiciel offre enfin un paramétrage pour personnaliser les taux et les matrices autant que l’entête de tous les documents, ainsi qu’un tableau de bord vous informant des chiffres de gérance, de l’état des mouvements locataires ou encore de l’évolution du parc.

Les ventes de biens
Faites de la négociation immobilière une partie de plaisir. La création des annonces devient tellement plus aisée lorsqu’un logiciel vous aide pour l’estimation des frais d’actes, pour la publication des annonces (sans avoir à ressaisir les données récurrentes), pour l’organisation des tâches à effectuer – avec un planificateur, ou encore la conformité aux recommandations Perval et BIEN. Pour offrir un premier aperçu aux clients potentiels, et s’éviter des déplacements inutiles, il est aussi très utile de disposer d’une cartographie avancée qui permette une recherche par zone géographique, par aménités, ainsi que le calcul d’itinéraires ou l’affichage en mode street view.
Comme le notariat est un métier de terrain, pourquoi ne pas profiter de ces outils numériques en déplacement ? Les logiciels de négociation immobilière se déclinent en tablette et proposent la consultation et la modification des annonces de même que l’estimation d’un crédit immobilier et des frais d’acte. Ne repartez pas d’une visite sans un accord ou bien l’organisation d’une nouvelle visite.

Les grandes questions à taille humaine : la succession

Munissez-vous des outils qui permettent de baliser les questions que vos interlocuteurs ont le courage d’aborder avec vous. Les logiciels vous donnent les moyens d’offrir une vision claire sur ces thématiques : analyser les options successorales avec prise en compte de la quotité disponible, comparer deux projets de succession, faire comprendre les règles d’imputation et inclure le mécanisme du cantonnement. Avec notamment un véritable calculateur offrant des possibilités de simulations didactiques, votre clientèle comprend les enjeux et les implications pour l’ensemble de leurs décisions, qu’il s’agisse d’une donation entre vifs, d’une donation-partage, ou de toute autre option successorale.

Jordan Belgrave

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