Le recrutement en étude notariale : quelles nouveautés en 2013 ?

Le monde des études notariales connaît une croissance importante depuis plusieurs années, en raison notamment de la hausse du marché immobilier, ainsi que de la pyramide des âges, qui contribue à accroître le nombre d’associés. Alors que tous les indicateurs montrent une évolution assez générale des personnalités et des compétences des nouveaux entrants sur le marché du travail notarial, il est important de faire les bons choix dans les différentes procédures de recrutement qui se présentent. De quelle manière mener un entretien de recrutement ? Quand et pourquoi faire appel à un cabinet de recrutement ? Quel est l’intérêt de l’intérim ?

Tendance du marché : croissance et nouveaux emplois

Le marché de l’emploi dans le notariat connaît une croissance régulière depuis plusieurs années. Par rapport à 2010, le nombre de salariés travaillant dans les offices est passé de 44500 à plus de 47000, soit une augmentation légèrement inférieure à 3% par an. Avec plus de 3%, la hausse est encore plus soutenue pour les notaires eux-mêmes, puisque la population est passée de 9002 au 1er juillet 2010 à 9311 à la même date en 2012. De façon significative, le groupe qui croît le plus en proportion relative est celui des associés, qui représentent les 5/6ème des nouveaux notaires. L’ensemble des personnes travaillant en études est ainsi passé de 53500 à plus de 56300 en seulement deux ans. Une telle situation ne va évidemment pas sans soulever des enjeux importants pour le recrutement.

De nombreuses études, surtout celles qui connaissent les taux de croissance de l’activité les plus importants, sont ainsi régulièrement confrontées au besoin de trouver de nouvelles recrues qui répondent à leurs besoins et à leurs attentes.

A cet égard, on constate plusieurs tendances lourdes dans le fonctionnement du marché de l’emploi pour les études notariales. Premièrement, les profils difficiles à trouver se sont modifiés, avec une pénurie actuelle de fins connaisseurs de l’immobilier complexe. De plus, sur ce créneau très demandé, mais aussi sur d’autres, les salariés les plus compétents du secteur ont, particulièrement en Région Parisienne, développé une stratégie de turnover, en faisant jouer la concurrence afin d’optimiser leurs rémunérations.

Enfin, du côté des études les plus grandes (plus de 30 personnes), on observe une demande accrue de spécialistes RH. Entre la gestion du personnel, l’évolution, les congés, la formation, la paie, et le turnover, les notaires associés choisissent de plus en plus souvent de déléguer pour se recentrer sur leur cœur de travail. A la personne chargée de ce nouveau poste échoient aussi fréquemment des missions extérieures à la RH, comme la démarche qualité, la gestion de l’informatique, les moyens généraux, la comptabilité, la trésorerie, la communication interne/externe, ou les liens avec les organismes extérieurs.

Apprendre à mener un entretien

Au cours de son parcours professionnel, tout notaire est amené à prendre en main la sélection et le recrutement de nouveaux collaborateurs ou salariés. Contrairement aux apparences, la partie du processus qui est la moins intuitive est certainement l’entretien de recrutement. Or, que la procédure de recrutement soit gérée en interne ou par le biais d’un cabinet de recrutement, le ou les notaires sont contraints de finaliser le processus par une rencontre de visu avec les candidats.

Pourtant, il n’y a rien de plus dommageable, pour toutes les parties en jeu, qu’un entretien où la personne reçue doit faire, par manque de temps, l’impasse sur des aspects centraux de son parcours et de ses motivations. Cela constitue le « péché originel » de la plupart des personnes qui mènent un entretien sans l’avoir préparé à l’avance. Soit que le temps de parole laissé au candidat soit minime, ou que la discussion se soit attardée sur certains aspects en laissant trop peu de temps pour d’autres. A ce niveau du recrutement, toutes les facettes du candidat (compétences, capacité relationnelle, projet d’évolution,...) sont pareillement cruciales. Si l’embauche a lieu, quel dommage de découvrir quelques mois plus tard une inadéquation profonde entre les attentes du groupe et le potentiel de la nouvelle recrue. En cas d’échec avéré, c’est à la fois une perte de coût, de temps, et une source de déception et de découragement.

Pour parer à une telle situation, un entretien bien mené doit comporter plusieurs phases distinctes qui permettent de cerner le candidat de la meilleure manière :

1) La présentation du cabinet et du poste – qui constitue logiquement la première partie de l’entretien – doit être réduite au strict minimum (environ ¼ d’heure). Elle comporte un énoncé synthétique des connaissances requises, des méthodes de travail utilisées, et des composantes du « savoir-être » attendu (comportement, qualités personnelles).

Après cette phase, le rôle du recruteur doit, autant que possible, se limiter à prendre des notes organisées selon des catégories telles que « connaissances », « savoir-faire », « savoir-être ». Les candidats les mieux préparés essaient toujours de faire parler leur interlocuteur. La tâche du recruteur consiste donc à en revenir aux questions qui constituent la trame de l’entretien. Après chacune des questions ouvertes décrites dans les phases suivantes, il est possible de compléter par des questions fermées plus factuelles pour affiner les informations recueillies. Mais il faut impérativement laisser du temps pour toutes les thématiques.

2) La description par le candidat de sa formation, des motifs de celle-ci, ainsi que de son expérience professionnelle ;

3) En se tournant du côté des envies et des attentes, il convient ensuite de demander au candidat quel type de fonction il recherche et quels sont ses objectifs, tant professionnels que personnels ;

4) L’avant-dernière partie de l’entretien porte sur la définition par le candidat de son comportement au travail et de ses atouts principaux ;

5 ) Enfin, une dernière thématique, qui peut prendre la forme de cette question : « Si vous aviez à choisir entre plusieurs propositions de recrutement, quels seraient les critères qui vous feraient préférer l’une de ces structures » ?

Il est préférable qu’un entretien ultérieur ait lieu avec un des associés de l’étude, afin de s’assurer que les éléments retenus lors du premier entretien rendent compte des traits essentiels du candidat.

Choisir un cabinet de recrutement : quelle plus-value ?

Dans la mesure où le marché du travail connaît une tension accrue entre l’offre et la demande, en raison des évolutions de la profession, mais aussi des changements dans les mentalités et dans les manières de travailler (technologies de l’information et de la communication), les études notariales peuvent connaître des difficultés à trouver LA personne qui convienne pour un recrutement.

Les cabinets de recrutement se proposent de mettre au profit des études leur connaissance des métiers du notariat et une capacité de recherche et d’évaluation des candidats. Ensuite, parce que chaque étude a des attentes et des fonctionnements particuliers, les critères sont adaptés pour faire coïncider la sélection des candidats à la structure et aux enjeux stratégiques de l’étude qui recrute.

La méthodologie développée s’inscrit dans les axes suivants :
- La définition du poste, en collaboration avec l’étude. Quelles compétences (techniques, managériales, linguistiques,...) ?Quelle personnalité ? Pour quelles missions ? Dans quel type d’environnement (équipe de travail ? Tensions ? ...) ?
- L’identification des candidats. Les modalités de recherche peuvent être différentes – l’utilisation de petites annonces papier/web, autrefois suffisante, n’est désormais qu’une des approches utilisées, et ce quel que soit le poste. Les approches mélangeant annonces, approche directe, et usage des réseaux professionnels et virtuels (Viadeo, Linked In,...) sont aujourd’hui une référence pour les recrutements ambitieux ;
- L’évaluation de la qualité et la cohérence du parcours professionnel par rapport aux exigences du poste. L’approche « douce » des cabinets de recrutement permet aux candidats de sortir de situations trop artificielles où les profils retenus feraient une part trop importante à la communication au détriment d’autres types de compétences techniques ;
- La présentation des candidats au recruteur par une synthèse écrite, puis approfondissement des profils qui suscitent l’intérêt, notamment sur les questions plus informelles de la motivation et des capacités d’intégration. 
- Le suivi du candidat pris pour le poste, afin de vérifier la pertinence du choix effectué par le recrutement, avec, en cas de licenciement ou de démission, une garantie de remplacement du candidat dans un délai défini.

L’essor de l’intérim en étude notariale

Habituellement associé à d’autres secteurs d’emploi, l’intérim a néanmoins réussi à montrer son intérêt pour le notariat, grâce à de nombreux avantages :
- La possibilité de trouver un remplaçant rapide et qualifié lors d’un congé imprévu et/ou de courte durée ;
- Un gain en flexibilité, avec la possibilité de fixer les durées d’embauche, et de les modifier même durant le contrat ;
- Des travailleurs autonomes avec une grande diversité d’expériences, et qui peuvent apporter un regard constructif sur le fonctionnement de l’étude ;
- Des candidats dont la formation continue est favorisée par les agences d’intérim ;
- Une économie en temps sur le recrutement, la gestion des contrats et les paies ;
- Un gain de trésorerie grâce à un délai de règlement pour les factures des contrats.

Jordan Belgrave
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