La vidéoconférence par internet

Les communications professionnelles passent par l’écrit (lettre, fax, mail) et par l’oral, mais là encore, on fait une différence entre la communication téléphonique et la rencontre réelle. Les dernières avancées technologiques
rendent désormais accessibles à tous une troisième possibilité : la vidéoconférence. Les français ont pris l’habitude de parler de isioconférence parce que France Télécom avait lancé en 2004 un système portant ce nom, mais le terme générique et utilisé dans les autres pays du monde est celui de vidéoconférence. Plusieurs facteurs d’évolution technique ont permis de mettre en oeuvre ce service : les réseaux numériques de bout en bout, les baisses de coût dans les équipements comme les caméras vidéo, mais surtout les progrès dans les techniques de codage (compression des données) audio et vidéo.

QUE PERMET LA VIDÉOCONFÉRENCE ?

Elle offre la possibilité d’organiser des réunions ou des rendez-vous virtuels où vous et vos collaborateurs pourrez échanger de visu avec des collègues, des partenaires, ou des clients. Vous pouvez ainsi faire depuis votre ordinateur une présentation sur le sujet de votre choix, ou bien organiser des séances collaboratives. La vidéoconférence vous permet en effet d’être présent à l’image, mais la caméra internet (webcam) peut également envoyer les images d’un support sur lequel vous souhaiteriez effectuer
une démonstration ou une explication (tableau, objet). La vidéoconférence
peut également concerner des éléments qui se trouvent sur votre ordinateur (textes, images,…) que vous ne souhaiteriez pas envoyer à vos interlocuteurs, pour des raisons de taille, de pédagogie, ou même de sécurité.

POURQUOI SE METTRE À LA VIDÉOCONFÉRENCE ?

Pour économiser de l’argent tout d’abord. La vidéoconférence permet d’économiser sur les frais de déplacements de l’ensemble des
collaborateurs. Plus de voyages de deux jours pour une réunion de deux
heures à l’étranger. Plus de déplacements de tous les collègues pour venir à une réunion générale. De plus, qui a déjà voyagé de façon intensive dans un contexte professionnel connait la fatigue et le stress que cela engendre, et le sentiment constant de perte de temps. La motivation peut être émoussée après un tel régime et nombreux sont les collaborateurs qui songent petit à petit à changer d’emploi pour retrouver un rythme sédentaire.

Pour gagner du temps : votre collaborateur continue son activité
au bureau au lieu de les passer dans les transports ; les réunions commencent enfin à l’heure puisque tous les participants ont juste à allumer leur ordinateur.

Pour gagner en efficacité : lors d’une visioconférence les auditeurs
sont beaucoup plus attentifs car confortablement installés dans leur bureau.
Le recours à ce nouveau système allège enfin considérablement le bilan carbone de votre entreprise et ça, c’est un vrai service rendu à la planète.
La vidéoconférence ne remplace pas les rencontres réelles, elle les limite aux moments indispensables des relations professionnelles.
Par contre, elle vient se substituer à un certains nombre de déplacements inutiles et de conversations téléphoniques qui, avec l’image, gagnent en efficacité et en compréhension.

En ce qui concerne la qualité de la vidéoconférence, les critiques sur la faible qualité de l’image et du son, justifiées il y a quelques années, sont désormais obsolètes. Adjointes à des écrans haute définition, les connexions internet supérieures à 500kbit/s offrent un rendu visuel et sonore très correcte. Or, la plupart des connexions dépassent aujourd’hui le mégabit/s, ce qui règle de surcroît le problème de la suroccupation de la bande passante. Une vidéoconférence de qualité peut avoir lieu sans que vos collaborateurs soient obligés de cesser leurs activités sur internet (ce qui serait, convenons-en, le comble du ridicule).

Si la prise en main de ce nouvel outil par vos collaborateurs est un peu difficile au début est initialement un peu difficile, faites appel à une société spécialisée dans la formation. Dans une étude des coûts, celle-ci sera toujours un avantage au regard de ce que la vidéoconférence vous fera économiser.

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires n°6.

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