La veille juridique : un enjeu pour les notaires

Alors que l’information juridique se complexifie sans cesse par le jeu de l’inflation législative et réglementaire ainsi que par la multiplication des sources d’information, il est de plus en plus important pour le professionnel d’y voir clair. Les notaires sont confrontés à cette problématique avec d’autant plus d’acuité qu’ils doivent se tenir à jour dans des domaines aussi différents que le droit de la famille, l’urbanisme, les sûretés, la fiscalité … et bien d’autres domaines encore.

Définir une méthode de veille adaptée et réaliste

Dans l’approche moderne de la veille juridique, la première étape passe par un diagnostic de ses besoins réels et la mise en adéquation de ces besoins avec les moyens dont dispose l’étude. Dans une démarche plus proactive pour certains, cette analyse sera inversée et le notaire fera la démarche de se doter des moyens qui correspondent à ses attentes en matière de veille juridique. Quoiqu’il en soit, il faut que les besoins et les moyens se rejoignent.

Le diagnostic doit intégrer plusieurs paramètres : la pratique de l’étude (le profil et la diversité des dossiers), les manques ou les carences constatées en matière de veille, la volonté des notaires, clercs ou autres personnes concernées de s’informer de manière efficace et le temps dont disposent ces personnes. Il faut analyser les moyens mis en place au sein de l’étude et regarder si ceux-ci fonctionnent.

Exemple 1 : Si quelqu’un au sein de l’étude est chargé de recevoir et de faire circuler les revues auxquelles l’étude est abonnée, ce système fonctionne-t-il de manière efficace ? Les revues circulent-elles correctement ou restent-elles bloquées sur les bureaux de certaines personnes qui oublient de les faire circuler ?

Exemple 2 : Quand un des notaires de l’étude apprend une nouvelle importante par la presse, comment s’assure-t-il que ses associés et collaborateurs sont au courant de cette information ?

Exemple 3 : Si l’étude organise une réunion hebdomadaire pour évoquer l’actualité juridique, est-ce que tous les membres de l’étude assistent à cette réunion et y apportent leur contribution ?

Le fait de poser des questions de ce type de manière simple et ouverte et d’y répondre sans détours est la première étape de la mise en place d’une veille juridique correcte.

Le partage de l’effort et la mutualisation du temps

Si chacun travaille dans son coin et selon ses propres méthodes, de grandes disparités apparaîtront dans le niveau d’information dont disposent les membres de l’étude avec le risque que ces disparités se traduisent par autant de variations dans la qualité du service fourni aux clients. Aussi, une approche individuelle de la veille entraîne une gigantesque déperdition d’énergie et de temps puisque le même travail est refait de multiples fois par des individus différents.

Dans un monde idéal, chaque étude disposerait d’un centre de documentation ou d’une bibliothèque abonnée à toutes les publications ou sources d’information disponibles et serait dotée d’un personnel à plein temps formé à toutes les finesses de la documentation juridique. Hélas, même si ce privilège existe pour quelques très grandes études, il n’est pas imaginable pour les petites structures d’exercice qui sont la règle, plutôt que l’exception, chez les notaires.

Il est donc d’usage de désigner au sein de l’étude une ou deux personnes qui prendront de plus grandes responsabilité que les autres sur le plan de la documentation et qui devront veiller sur une bonne captation de l’information par l’étude ainsi qu’une bonne diffusion de celle-ci en son sein. Encore faut-il placer les bons outils entre leurs mains.

Les moyens existants pour une veille efficace

Le Conseil Supérieur du Notariat avait compris très tôt l’intérêt d’une veille juridique quotidienne destinée à l’ensemble de la profession notariale. De 2002 à 2004, cette veille avait été confiée par le CSN à la société Legal News, avec la mise en place de www.legalnewsnotaires.com gratuitement fourni à l’ensemble des notaires jusqu’à fin 2004. Ce service est maintenant souscrit par abonnement par de très nombreux notaires.

A partir de 2004, le CSN, avec les différents Cridon, a mis en ligne la lettre e-notaires avec la même vocation mais une approche plus traditionnelle : plus de doctrine et moins de presse ainsi qu’une approche plus centrée sur les métiers traditionnels du notariat accordant moins de place au droit des affaires.

Les plus débrouillards et ceux qui sont les mieux équipés technologiquement pourront mettre en place sur les sites ou les intranets de leurs études des systèmes de type RSS qui permettent de suivre en temps réel l’actualisation de certaines sources comme Légifrance.

Enfin, les sites de type communautaire comme le Village des Notaires (www.village-notaires.com), récemment lancé par le Village de la Justice, jouent aussi leur rôle de veille en apportant régulièrement de l’actualité juridique.

Cet article est paru dans La Revue des Notaires

Partager cet article sur vos réseaux sociaux :