La problématique d’une sauvegarde efficace des données informatiques

Comme toute entreprise, l’office notarial se trouve confronté aux difficultés liées à la conservation et à la protection de ses données informatiques.

La dématérialisation des supports induit des comportements, des installations et des processus nouveaux afin de préserver l’intégrité des données et leur confidentialité. Ce dernier point est particulièrement sensible dans les offices notariaux compte tenu de l’évident caractère confidentiel des informations détenues sur les clients, leur patrimoine et leur histoire familiale.

La sécurité, sous toutes ses formes, est d’autant plus assurée qu’elle est conçue de manière globale au moment de l’étude d’implantation du système. La sécurité physique des locaux et du matériel contre les risques d’incendie et d’inondation, contre les risques d’intrusion physique également, relève de dispositifs connus et maitrisés, de mesures internes qui garantissent l’intégrité des matériels sous réserve que les consignes soient appliquées et régulièrement rappelées.

La sécurité informatique est une chaîne dont chaque maillon est essentiel car, comme pour toute chaîne, sa résistance est égale à celle du maillon le plus faible. La difficulté à laquelle se heurtent les entreprises qui n’ont pas la taille suffisante pour se doter d’un responsable informatique permanent susceptible de veiller en continu à la bonne marche de tout un système est celui de la petite négligence, de l’oubli de bonne foi qui, pourtant, va provoquer la perte irrémédiable du travail de la journée par exemple.

La sauvegarde des travaux est pourtant facile à garantir : elle peut se faire de façon régulière et automatique à partir d’un programme simple qui copie sur un disque dur uniquement destiné à cet effet les données contenues sur celui du poste de travail concerné. C’est le minimum que l’on puisse installer pour garantir une conservation basique des données. Encore faut-il que le dispositif de sauvegarde soit lui-même préservé des aléas quotidiens de la vie d’un local de travail, la coupure de courant étant parfois la plus discrète mais aussi la plus dévastatrice des atteintes au bon fonctionnement d’un système de sauvegarde.

Le réseau informatique de l’office, comme celui de n’importe quelle entreprise doit être donc doté d’un système correctement dimensionné pour assurer la continuité de l’alimentation électrique pour un temps suffisant et nécessaire à la mise en sécurité des différents postes, sans précipitation ni panique qui sont au moins autant néfastes que la panne physique elle-même.

La technologie évolue et ce que l’on appelle désormais le « cloud computing » permet de sauvegarder les données informatiques ailleurs que dans le matériel implanté dans les locaux de travail.
C’est un peu le retour au concept qui a fait naître Internet au temps de la Guerre Froide : disperser les données en des lieux multiples afin de les protéger d’une atteinte physique lors d’une attaque nucléaire. Des entreprises spécialisées sont capables aujourd’hui d’offrir une sécurité de sauvegarde maximale.

DynaTéra, par exemple, propose un process dont la fiabilité repose sur l’éloignement physique des disques durs de sauvegarde.

Cette entreprise développe en France les produits de l’américain Barracuda, spécialiste de la sécurité informatique et la gestion de systèmes. En pratique, les choses sont simples pour le client.

Il est doté d’un boîtier qui va recueillir les données en temps réel et les diriger en temps réel vers trois centres de stockage différents. Ce serveur de sauvegarde Barracuda comporte une sauvegarde locale combinée avec un abonnement permettant la réplication simultanée de toutes les données en deux endroits éloignés.

Cette approche permet d’accéder à la meilleure combinaison : Une sauvegarde locale pour une restauration rapide et une sauvegarde externalisée pour une récupération complète en cas de désastre. En règle générale, l’abonnement à un service de sauvegarde externalisée permet la réplication de toutes les données à des coûts
mensuels modulables selon les besoins de l’utilisateur.
Ce « Cloud Backup » offre confort et sécurité car l’interface web permet aussi un accès depuis divers endroits et une restauration via le web grâce aux logiciels FTP et Windows.

Chez Lokris on a opté pour une solution différente puisque c’est chaque poste concerné par une nécessité de sauvegarde externalisée qui se voit doté d’un logiciel qui crypte (en AES 128 bits) les données en temps réel, puis les envoie vers plusieurs serveurs distants et sécurisés. Ce système permet une restauration immédiate et garantie de vos données. Le coût du service est faible, il débute à 10 euros par mois pour 1G0 de données.

On est bien loin ici des solutions empiriques à l’efficacité aléatoire que l’on rencontre encore trop souvent telle que la sauvegarde individuelle sur un disque dur externe relié à la même machine que le disque dur de travail et sollicité pour une sauvegarde « chaque fois qu’on y pense ».

Cette externalisation de la sauvegarde va sans aucun doute se développer car elle offre la meilleure garantie de
préservation physique des données.

Il est évident par ailleurs que les serveurs décentralisés font l’objet d’un niveau de protection contre les intrusions bien supérieur à celui que peut atteindre un système implanté dans une petite entreprise. Cela vaut pour l’intrusion physique et pour le piratage.

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires n°11.

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