L’archivage dépoussiéré

L’archivage est sans doute la tâche la plus fastidieuse mais aussi la plus délicate d’une administration comme celle d’une étude.

Le volume de papier produit s’est considérablement accru dans tous les domaines d’activité. L’informatique n’a pas contenu ce phénomène mais l’a stimulé. Il y a donc souvent urgence à structurer la gestion des archives. La numérisation est une solution (voir article ci-contre) mais elle ne dispense pas de conserver les papiers. La conservation et la gestion des archives fait aujourd’hui l’objet d’une science, l’archivistique, définie comme science relative à l´organisation, la législation, la réglementation, au traitement et à la gestion des archives.

La définition des archives est précise et légalement fixée : Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, par tout service ou organisme public ou privé, dans l´exercice de leur activité (loi n° 79-18 du 3 janvier 1979).

On distingue les archives vivantes qui sont les documents nécessaires au traitement quotidien des affaires, au sein du service ou de l´organisme qui les a produits ou reçus, les archives définitives qui sont les documents conservés pour une durée illimitée et les archives intermédiaires constituées par les documents qui, n´étant plus d´usage courant, doivent être conservés pour une durée limitée. Quand leur volume est important se pose la question de leur entreposage et de leur accessibilité.

La gestion des archives est le plus souvent mixte : une partie des archives est conservée au siège de l’entreprise, l’autre est confiée à une société de service qui conserve et gère le fonds qui lui est confié. Pour les archives « vivantes », un mobilier adapté et peu onéreux fait l’affaire. Les fabricants de matériel de bureau comme CARAY possèdent dans leur gamme les meubles pratiques qui permettent à la fois l’entreposage et la consultation facile.

Tous les types de dossiers sont employés : simples dossiers, classeurs, boîtes en carton, qui permettent de ranger, stocker, archiver, classer les documents. Les armoires ou rayonnages de base permettent de suspendre des dossiers, poser des classeurs : armoires à rideaux, à portes battantes, à portes coulissantes ou pliantes en version monoblocs ou démontables, rayonnages métalliques, caissons mobiles, meubles crédences ou armoires à clapets...

L’archivage en interne des dossiers « vivants » n’est pas le plus difficile. L’appel à une société spécialisée nécessite une bonne maîtrise du système. Les procédures d’accès à vos archives y sont rapides et la sécurité de l’entreposage est garantie tout autant que la confidentialité. La plupart de ces prestataires de service assurent également l’élimination des archives mortes, c’est-à-dire celles qui ont dépassé la date légale de conservation et dont l’entreposage ne présente plus aucun intérêt.

S’agissant des archives notariales, les textes qui les régissent sont porteurs de contraintes particulières liées à la spécificité des documents détenus et traités par le notaire et à l’intérêt historique qu’elles présentent. Certaines de ces archives notariales doivent donc vivre une seconde vie sur les rayonnages des archives départementales. Chaque étude tient un document précieux, le répertoire, qui contient, établis par ordre chronologique, la référence et un résumé de tous les actes reçus par le notaire en minute et en brevet. On le trouve dans toutes les études en France depuis la Révolution. Auparavant il était de pratique courante dans le nord du pays mais beaucoup plus rare et moins riche en précisions dans la moitié sud.

En dehors des obligations particulières du notaire en matière de conservation d’archives, ce dernier aura tout intérêt à consulter l’un des spécialistes qui aujourd’hui, sont devenus des experts dans la gestion et la conservation des archives. Certains sont indépendants, d’autres sont missionnés par des sociétés spécialisées. Leur rôle est de réaliser un audit précis des besoins de l’étude ou de l’entreprise. Une analyse fine des différentes catégories d’archives leur permet de préconiser le processus de gestion le mieux adapté à l’activité. Le mode de classement sera alors fonction des manipulations nécessaires. Caisses, boîtes d’archives etc. La gamme complète des matériels de classement adaptatifs sera sollicitée selon la fréquence de consultation et la durée de conservation. Une chose est sûre. Les archives et dossiers poussiéreux conservés sur des rayons centenaires ou dans des sous sols incertains ne sont plus de mise. La technologie est passée par là.

Les locaux d’archivage sont protégés du vol et de l’incendie, c’est un minimum. La recherche et la consultation sont facilitées par l’informatique. L’archiviste ne porte plus de manches de lustrines mais maîtrise les équipements les plus modernes. Le passé a pris un coup de jeune.

Cet article est extrait de la revue des notaires n°42.

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