L’aménagement de l’office notarial du XXIème siècle : clarté, design et ergonomie, par Alain Le Pors.

L’office notarial d’antan, peuplé de rayonnages sur lesquels dormaient paisiblement des dossiers un tantinet poussiéreux, laisse de plus en plus souvent la place à des bureaux modernes, clairs et lumineux, dans un environnement coloré où l’informatique a conquis sa place d’outil indispensable à la rédaction des actes et à leur circulation.

Les bureaux notariaux doivent être conçus pour une utilisation optimale de l’espace et donner de la profession une image dynamique et performante. L’aménagement des postes de travail doit être bien pensé, présenter au regard du visiteur un aspect ordonné accentué par un matériel de rangement et de classement qui concourent à la décoration générale et à l’ambiance de travail. Le bureau doit être un lieu dans chacun se sent bien. Il doit aussi être conçu pour offrir au client un accueil qu’il apprécie. Pour le cas particulier du notaire, la qualité d’accueil du client est essentielle car ses visiteurs sont parfois dans un état de fragilité psychologique liée à un évènement douloureux comme un deuil ou un divorce. La chaleur d’un bureau, le confort des sièges proposés sont autant de détails qui sont appréciés par le client et permettent de lier le dialogue dans de bonnes conditions. Les armoires ont leur rôle à jouer dans l’aménagement optimal d’un bureau.

Comme le précisent les ingénieurs de l’un des plus grands spécialistes de l’aménagement des espaces de travail : « compte tenu de l’automatisation croissante des bureaux et du développement des postes de travail modulables, l’espace de rangement disponible sur le lien de travail tend à diminuer constamment. Passer au tout numérique semble la solution idéale. Cependant, la lecture et la comparaison de données sur un écran ne sont pas toujours aisées. Toutes les informations
ne sont pas disponibles au format électronique, tandis que les systèmes d’archivage numérique sont rapidement obsolètes. Pour rester accessibles, ces informations risquent de nécessiter des investissements importants dans quelques années. Aussi est-il judicieux de conserver un exemplaire imprimé des dossiers ». Il est donc nécessaire de disposer d’un espace de stockage offrant une vue d’ensemble claire, et ce, dans un espace limité. La tendance n’est plus à la dissimulation plus ou moins aisée des meubles de rangement. On peut aujourd’hui les intégrer dans l’espace de travail comme autant d’éléments de décoration. Couleurs vives, mécanismes silencieux, recherche, classement et extraction aisés des dossiers caractérisent ces meubles modernes. Dans le cas d’un local d’archive de grand volume, les armoires peuvent être électrisées libérant ainsi facilement et sans effort le passage utile au classement et à la recherche. Les spécialistes de ces systèmes sont capables de concevoir sur plans ces installations et aménagement de façon à offrir un espace de travail cohérent et harmonieux adapté aux souhaits de l’utilisateur. Le design et les finitions peuvent être intégrés à l’environnement de travail existant, en respectant vos choix et exigences.

Les armoires de bureau peuvent recevoir les équipements spécifiques
aux impératifs du notariat : serre-livres, tiroirs, compartiments, tablettes de consultation, barres d’arrêt, cadres pour dossiers suspendus,… Tout est possible. Certains équipements électriques sophistiqués peuvent également être dotés d’un accès discriminant ne permettant l’accès qu’à une ou plusieurs catégories de collaborateurs autorisés. Le souci de bonne conservation des archives peut également être pris en compte par l’intégration d’un système de ventilation qui préserve le degré hygrométrique idéal pour le papier.

Le notaire peut être amené aussi à se doter d’une armoire forte résistant à la fois à toute tentative d’effraction et dotée d’une bonne tenue au feu. Dans ce domaine aussi des progrès importants ont été accomplis en matière de design et de sécurité. Il existe des matériels spécialement destinés à la protection des supports de données informatiques. Couleur, éclairages, esthétique du mobilier de bureau se trouvent de plus en plus mis en valeur par le remplacement des anciennes cloisons pleines par des cloisons transparentes sous double-plafond acoustique incluant un éclairage zénithal. Ces systèmes permettent non seulement de préserver la nécessaire confidentialité des conversations entre clients et collaborateurs de l’office mais aussi de redistribuer facilement les volumes si nécessaire.

Confort, ergonomie étudiée, qualité d’accueil, sécurité, harmonie décorative sont autant de points à prendre en compte au moment de reconsidérer l’aménagement et l’organisation des espaces de travail de l’office notarial. Les sociétés spécialisées sont aptes à fournir toute cette palette de services sur la base d’une étude complète et personnalisée qui déchargera le notaire de la maîtrise d’oeuvre toujours délicate d’une telle démarche.

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires n°5.

Partager cet article sur vos réseaux sociaux :