Installation : tous les conseils pour un départ optimal.

La création ou la reprise d’une étude est un très grand pas à franchir pour tout notaire. Un tel projet demande de l’organisation et de l’anticipation, du choix d’implantation jusqu’au recrutement, en passant par l’informatique et l’aménagement des locaux, afin de s’inscrire dans une véritable stratégie entrepreneuriale.

Avant tout, penser « chef d’entreprise »

Le point de départ : adopter le nouvel état d’esprit nécessaire à l’installation. Car en créant ou en reprenant un office, le notaire n’est plus seulement un juriste, un spécialiste ou un officier ministériel, il devient également un chef d’entreprise. « Le futur notaire doit comprendre qu’il devient gestionnaire tout en étant officier public, confirme Grégory Betta, président du Mouvement Jeune Notariat. Il va découvrir de nouvelles obligations et de nouvelles contraintes inhérentes à ces deux fonctions indissociables. Et parce que ‘l’essentiel, c’est l’humain’, il est nécessaire que la famille et l’entourage proche valident son projet d’entreprise à moyen terme - 5 à 10 ans - car l’investissement personnel va devenir très important. Il y a une vie professionnelle avant l’installation, et une vie professionnelle après. » Qu’impliquent ces nouvelles contraintes ? « Cela signifie la maitrise de la gestion, de ses coûts, et des ressources humaines, qui restent très importantes, souligne Elisabeth Viola, directrice des services bancaires de la Caisse des Dépôts. Il faut veiller à des associations comprenant des profils différents, pour pouvoir capter des clientèles différentes. »

A ne pas négliger : les projets de développement. L’installation doit se construire sur le long terme. Dès le début, il faut donc envisager toutes les perspectives d’activités qui s’offriront à vous. La diversification des activités, particulièrement celles les moins exploitées, assurera la pérennité de votre étude.

Choisir sa forme sociale

La forme sociale de l’étude dépend du projet que le futur notaire souhaite mettre en place. Et le choix devient d’autant plus stratégique que la loi Macron a élargi les possibilités. Aux sociétés d’exercice libéral (SEL), sociétés civiles professionnelles (SCP), ou à l’exercice à titre individuelle, s’ajoutent aujourd’hui les formes sociales commerciales de droit commun (SARL, EURL, SA ou SAS), en excluant celles qui confèrent le statut de commerçant. Il est donc important de bien y réfléchir, selon la gestion envisagée, l’évolution de l’étude prévue, les conséquences du statut social en matière fiscale, …

A ne pas négliger : choisir une forme sociale évolutive. Si un choix de structure n’est pas obligatoire lorsque l’on démarre seul, il faut toujours parier sur l’avenir. Et si vous souhaitiez vous associer avec un autre notaire ? Une autre profession juridique ? Votre statut vous le permettrait-il facilement ?

Préparer son budget prévisionnel

Lors d’une création d’étude, le futur notaire part de zéro. Son budget prévisionnel doit avant tout être réaliste, et adapté à l’économie de son secteur, pour obtenir les financements nécessaires à son installation. Lors d’une reprise d’étude, le futur notaire reprend un « fonds de commerce » déjà installé. Si cela apparaît d’un premier abord plus facile, le projet doit être tout aussi bien rodé. Et cela repose avant tout sur la clientèle. « Lors de la reprise d’une étude, il est important de comprendre comment le chiffre d’affaires a été réalisé par le prédécesseur, d’analyser avec précision la composition de la clientèle, affirme Grégory Betta. Comprendre si la clientèle est géographique, si elle est liée à une compétence technique spéciale, ou à des réseaux particuliers. Il est indispensable de s’assurer de pouvoir soi-même conserver la clientèle du prédécesseur. » La Caisse des Dépôts analyse, entre autres, les chiffres de l’office, pour déceler d’éventuelles faiblesses structurelles ou conjoncturelles et ainsi améliorer le projet. « Nous regardons la productivité de l’étude, la formation du chiffre d’affaires, la part de l’immobilier, et s’il n’y a pas une surpondération de l’immobilier, détaille Elisabeth Viola. Nous contrôlons également l’endettement de l’étude, ainsi que l’endettement personnel du demandeur et sa projection dans la vie de notaire. » La partie « actes courants » est également essentielle, « car nous avons constaté qu’en période de crises, cette activité restait stable ». Puis des aspects moins financiers mais qualitatifs ont également leur importance : « les qualités managériales et les qualités relationnelles du notaire. Est-ce qu’il est implanté, est-ce qu’il a travaillé 10 ans comme clerc dans l’étude, est-ce qu’il est accepté ? Nous les interrogeons car nous avons trop vu de difficultés liées au manque d’affectio societatis ». Le meilleur moyen de prévoir, et donc de maitriser les coûts, reste l’anticipation. « Il est essentiel de prévoir dès le début tous les coûts des cinq premières années, y compris la rémunération du notaire qu’il ne faut surtout pas négliger, insiste Grégory Betta. En effet, lorsqu’on s’installe comme notaire, on abandonne le salaire mensuel viré de manière systématique en fin de mois et il est nécessaire d’acquérir ‘sur le terrain’ sa propre rémunération, qui sera amputée des charges sociales et des impôts. »

A ne pas négliger : l’étude de marché. Pour que l’installation soit optimale, il faut aussi connaître le terrain économique de sa région. Quels seront les secteurs ou les activités à développer ? la clientèle à viser ? les opportunités que présente le territoire sur lequel l’installant s’implante ? Car c’est bien les objectifs que la loi Macron met en avant : « La création des mille nouvelles études est ciblée sur des potentiels régionaux, explique Elisabeth Viola. Cela signifie donc que l’installation du notaire doit être en phase avec le potentiel de développement économique et la compétitivité du territoire. »

Trouver ses locaux

« Lors de la création d’une étude, il faut avoir conscience que la clientèle est inexistante et que la publicité est légitimement interdite (sauf ce qui résultera de l’article 3-III de la Loi du 18 novembre 2016), explique Grégory Betta. Dès lors, l’emplacement des locaux revêt une importance fondamentale, ainsi que les relations nouées avec tous les acteurs locaux. » Les lieux de l’étude doivent en effet permettre au notaire d’être visible de sa future clientèle. « L’emplacement et l’accessibilité seront importants, confirme Elisabeth Viola. Il faut également penser à avoir des locaux évolutifs, afin de ne pas avoir à déménager systématiquement. Mais il ne faut pas pour autant les surdimensionner, car cela a un coût. Il existe aussi des structures, comme des hôtels de professionnels, qui offrent l’avantage d’être en contact avec d’autres professionnels du droit. »

Et à la question « acheter ou louer ? », la réponse est simple, il faut réfléchir au cas par cas, explique Elisabeth Viola : « Il n’y a pas de montage idéal. Les interlocuteurs de la Caisse prendront en compte la situation et la capacité des notaires. Il est possible d’acheter les murs lorsqu’on en a la possibilité, mais louer à des loyers corrects à un porteur extérieur peut également être intéressant. » Dans le cas d’une reprise, l’achat n’est pas non plus obligatoire : « Les parties peuvent envisager que le cessionnaire conserve les murs, et qu’il les loue à l’acquéreur, en prévoyant une promesse d’achat dans les prochaines années. Cela permet d’éviter aux nouveaux notaires de prendre trop de risques dans un premier temps. »

A ne pas négliger : l’aménagement de l’office. Une fois les locaux choisis, il faut les aménager ! L’achat de votre mobilier de bureau doit participer à l’image de l’étude, donc être accueillant pour les clients, tout en étant fonctionnel et agréable pour ceux qui y travaillent. Les fournisseurs sont nombreux, les styles divers, le reste dépend donc de vous. Veillez toutefois à investir dans des équipements qui respectent les recommandations de santé au travail, pour un meilleur confort.

S’équiper en outils informatiques

L’installation informatique va être primordiale lors de la création d’une étude, elle doit donc être prioritaire lors de l’aménagement de vos locaux. Avec en tête, pour Grégory Betta, l’obtention de la clé REAL : « Elle doit être obtenue le plus rapidement possible. Il est aujourd’hui impossible d’être notaire sans clé REAL, ni sans internet. Un contrat avec une SSII notariale est indispensable. » Outre les outils informatiques mis en place par la profession (signature électronique, Télé@ctes, PLANETE, RADAR, …), de nombreuses solutions logicielles peuvent vous aider dans la gestion de votre étude : archivage, préparation et rédaction des actes, documentation juridique, outils mesurant l’activité … L’important est que les fournisseurs assurent un service en adéquation avec les obligations de la profession, notamment la confidentialité et la sécurité. Concernant la comptabilité, elle doit être obligatoirement tenue de manière informatisée. Les logiciels en question doivent répondre à un cahier des charges strict, et être agréés par le Conseil supérieur du notariat.

A ne pas négliger : la relation-client. La digitalisation doit aussi se mettre en place en faveur de la relation-client et d’une stratégie de communication. « Quand on parle de digital, cela veut avant tout dire adaptation aux clients, et à ce qu’ils attendent, explique Elisabeth Viola. Il faut rappeler aux clients l’apport du notaire, le conseil, le temps passé, et réussir à expliquer ce qu’est la sécurité juridique, sa valeur économique, ce que cela engendre comme investissement pour le notaire, pour l’étude, dans l’intérêt du client. Le notaire doit avoir un temps de communication, et ne plus se laisser accaparer par des tâches très administratives et qui sont trop chronophages. »

Recruter, au bon moment

La question du recrutement va bien sûr dépendre du projet construit et des moyens à disposition lors de l’installation. Une question difficile lorsque l’on ne connaît pas encore l’organisation de son étude. Le notaire doit avant tout penser à se décharger de certaines tâches, afin de pouvoir se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, embaucher un salarié pour assurer le standard et le secrétariat sera le moyen de déléguer la gestion de la clientèle, de l’agenda et de certaines tâches administratives qui peuvent prendre du temps. Si une embauche représente dans un premier temps un coût trop important, des solutions externalisées, et spécialisées dans les études notariales ou les professions juridiques, existent. Un bon compromis pour débuter, tout en assurant un suivi et une prise en charge des appels en cas d’absence ou d’un rendez-vous client.

A ne pas négliger : le management. Recruter signifie ensuite manager. Pour la bonne santé de l’étude, il est important d’appliquer de bonnes techniques managériales, pour garder une équipe motivée et impliquée. Être un manager n’est pas toujours inné, pensez donc aux formations pour apprendre les bonnes pratiques.

Durant votre installation, vous pouvez être accompagné

Si votre projet d’installation vous semble difficile à gérer, des sociétés ou des réseaux proposent des « pack installation », afin de vous conseiller et vous accompagner à chaque étape. Vous pourrez aussi obtenir informations et conseils lors du Forum de l’installation organisé par le Mouvement Jeune Notariat, dans le cadre de l’Université du Notariat. La Caisse des Dépôts organise également des « réunion créateurs » pour accompagner les futurs notaires dans leurs démarches.

Clarisse Andry

Article initialement paru dans le Journal du Village des Notaires n°61

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