E-Notaire…

ou la révolution dans les offices !

UN INVESTISSEMENT LOURD
Quelque soit le logiciel choisi, son installation implique tout d’abord un investissement lourd en matériel (mise à niveau du parc existant, installation d’un réseau informatique) couplé à un contrat de maintenance bien ficelé permettant de restaurer rapidement une panne de système ou un bogue majeur. Parallèlement, l’installation d’un anti-virus sur tous les postes et d’un pare-feu sur les réseaux en contact avec l’extérieur est un élément incontournable de sécurité pour se prévenir de la malveillance et de la fraude. Enfin, pour limiter au maximum les dégâts en cas de destruction accidentelle des données, il est impossible de faire l’impasse sur un système de sauvegarde hebdomadaire, sinon quotidien des fichiers. Le stockage des supports de sauvegarde devra lui-même être à l’abri du risque incendie, donc dans un coffre-fort ignifugé, ou mieux encore à l’extérieur de l’office.

UNE MOBILITÉ RÉDUITE
Une fois la solution logicielle installée, les notaires sont souvent
confrontés à un problème de mobilité : les modèles d’actes, les courriers paramétrés, le fichier des clients, la messagerie et l’agenda se trouvent dans leur PC et nulle part ailleurs ! Et même si celui-ci est portable, il ne sera plus connecté au réseau local une fois passées les portes de l’étude…

UNE COMMUNICATION DIFFICILE
Fort heureusement, le contenu du PC peut être transmis à l’extérieur
de l’office par internet mais là, les notaires font souvent face à un autre type de problème : la compatibilité des données ! En effet, les solutions logicielles imposent des formats propriétaires qui entrainent des soucis de communicabilité entre confrères (Mac/PC, type de fichier, format, version…). Après plusieurs tentatives d’échanges infructueuses, certains notaires finissent même par imprimer leurs données pour les transmettre par fax ! Plus inquiétant, ce manque de compatibilité peut mettre en péril la pérennité des données si le notaire envisage de changer de prestataire ou, pire encore, si ce dernier disparait du marché.
Quand bien même la communication est possible, elle n’est pas forcément synchronisée : en témoigne le décalage observé dans les mises à jour des services d’Inter-Etudes proposés par les solutions logicielles. La synchronisation étant effectuée la nuit ou à la mi-journée, un bien immobilier peut facilement être passé sous compromis deux fois dans la même journée par deux études différentes…

UNE ALTERNATIVE RÉVOLUTIONNAIRE
Face à cette situation, la nouvelle solution de gestion E-Notaire,
développée par Immo-One, apparait clairement comme une révolution sur le marché. Le concept, à la fois simple et innovant, concentre une plate-forme de logiciels et services accessibles… en ligne ! On y retrouve toutes les fonctionnalités propres à la gestion des transactions immobilières, la gestion de la relation client (CRM), la possibilité de concevoir la P.L.V., une cartographie, des informations juridiques et fiscales ainsi que des outils bureautiques standards permettant d’éditer l’ensemble des actes sous seings privés (mandats, compromis, courriers types…). Cette solution complète et globale offre non-seulement la possibilité d’assurer un suivi administratif et commercial des acquéreurs et propriétaires jusqu’à la signature de l’acte authentique mais elle répond également à tous les problèmes rencontrés par les notaires avec une solution logicielle :

E-Notaire ne nécessite aucun investissement ni aucune modification de l’informatique existante ; une simple connexion internet suffit.

Les données ne sont plus conservées dans l’étude mais sont sécurisées et accessibles 24 heures sur 24, et ce tous les jours de l’année.

Tous les collaborateurs de l’étude peuvent accéder à leurs biens immobiliers, leurs courriers paramétrés, leur fichier clients, leur messagerie et leur agenda à distance depuis n’importe quel ordinateur, à partir d’un simple navigateur Internet.

l E-Notaire fait tomber les barrières de la compatibilité et permet l’extraction et l’échange de données dans des formats accessibles à tous.

l L’Inter-Etudes E-Notaire offre l’accès à une liste d’affaires nationales en temps réel. Les annonces sont mises en ligne immédiatement et retirées tout aussi rapidement une fois la vente réalisée.

l La maintenance et le support technique sont assurés à distance, dans la journée, par télé-intervention.

l E-Notaire est en perpétuelle évolution afin de pouvoir répondre aux attentes de chaque utilisateur et des besoins spécifiques de son activité. Nul besoin d’attendre la sortie d’une prochaine version : les nouveautés, les optimisations et les corrections d’éventuels bugs sont disponibles immédiatement en ligne.

l Sur simple abonnement et sans investissement lourd, Immo-One
marque avec sa solution web E-Notaire un véritable tournant dans la manière de gérer les services de négociations immobilières.

PROPOS D’IMMO-ONE
Immo-One, une marque du groupe Technolog, a consacré trois ans de R&D à la conception du système E-Notaires couronné par l’attribution du label ANVAR de l’entreprise innovante.
L’originalité d’E-Notaire repose sur l’accès permanent, confidentiel et sécurisé à un système de transaction en ligne, accessible en tout lieu, indépendant de la solution informatique existante. La solution web permet la consolidation du portefeuille de biens immobiliers d’une étude en temps réel et l’automatisation complète des tâches administratives et commerciales.
Info-line : 04 42 52 53 54
Email : enotaire chez immo-one.fr


Encart

Entretien avec SitimmoPro

Legiteam :
Quel est l’impact d’Internet dans la vente des biens immobiliers ?

SitimmoPro :
Il y a plus d’un milliard d’internautes dans le monde, alors qu’Internet existait à peine il y a dix ans.
En France, nous sommes 27 millions à utiliser Internet (+ 10 % chaque année).
En moyenne, les français vont plus de 30 fois par mois sur Internet et y passent près de 20 heures.
Tous les indicateurs de la vente sur Internet sont au vert, et plus spécifiquement pour l’immobilier :
- 4,3 millions de français ont consulté une annonce immobilière sur Internet en 2006.
- 5 sites d’annonces ont un trafic supérieur à 1 million de visiteurs uniques, par mois.
- 80 % des recherches de biens immobiliers passent par Internet, selon Ipsos.

Legiteam :
Vous avez une importante activité de création de sites immobiliers et donc un retour d’expérience de valeur, pouvez vous nous en faire profiter ?

SitimmoPro :
Le premier point est la facilité d’accès aux annonces. Trop de notaires se concentrent sur l’aspect graphique du site et non l’aspect fonctionnel et ergonomique. La principale chose que fait un internaute lorsqu’il surfe sur des sites immobiliers, c’est la recherche des annonces. Il faut que l’internaute identifie très clairement l’accès à celles-ci. Plusieurs points d’entrée sont un plus sur un site : moteur de recherche rapide, moteur de recherche avancée, liste complète des mandats et possibilité d’y faire des tris.

Nous pouvons soit créer un site en entier, soit intégrer un moteur d’annonces dans un site existant.

Le second point est le référencement, qui est la source du trafic sur le site.
Penser au référencement à la création du site est indispensable et cela passe en premier par le contenu. Celui-ci doit être fédérateur, un internaute qui arrive pour la première fois sera convaincu ou non par la qualité et le renouvellement du contenu et donc surtout des annonces. Il reviendra ou transmettra à un ami l’adresse du site si ce contenu est de qualité. C’est la même chose pour les moteurs de recherche qui se « comportent » aujourd’hui quasiment comme un être humain.
Obtenir des statistiques fiables sur la consultation des annonces est aussi important.

Legiteam :
À propos des annonces Internet, comment mieux communiquer sur ses annonces immobilières ?

SitimmoPro :
De plus en plus de portails Internet immobiliers voient le jour et avec eux autant d’offres de diffusion sont proposées aux notaires. Il est difficile de trouver le ou les sites qui rapporteront le plus de contacts, pour un coût total maîtrisé.

Voici quelques conseils pour sélectionner les sites adaptés à votre étude :

  1. Faire des tests sur les moteurs de recherche (Google, Yahoo…) en utilisant des mots-clés propres à votre activité et à votre région et regarder quels sont les sites les mieux placés.
  2. Ne négliger pas les sites régionaux et privilégier les portails qui proposent une diffusion conjointe des annonces sur un journal gratuit ou sur le quotidien régional le plus lu.
  3. Identifier très clairement vos prospects. D’où viennent-ils ? Sur quel site Internet ont-ils vu l’annonce ? Avoir la bonne réponse à cette question permettra de cibler les sites qui envoient réellement des contacts intéressants. Grâce à SitimmoPro, envoyer ses annonces vers un site ou un autre est l’affaire d’un clic.
  4. Se dégager de tout souci technique, les annonces sont envoyées aux médias Internet et prises à la source depuis le logiciel de l’étude. Il faut fuir les doubles saisies, sources d’erreurs et de perte de temps. SitimmoPro offre aux notaires cette possibilité quels que soient leurs logiciels de transaction et/ou de location. (publi Rédactionnel)

SitimmoPro
L’Internet PRO de l’immobilier
Philippe Hamon
Tél : 02 23 25 32 86
E-mail : infos chez sitimmopro.com

Optimiser la gestion des documents :
la GED

Si l’informatisation de la Profession s’opère à pas de géants, notamment avec la dématérialisation croissante des échanges et la mise en place de Télé@ctes, seul un quart des notaires est à ce jour équipé d’une Gestion électronique des documents (GED), appelée également GEID Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. Pourtant, avec la reconnaissance des actes authentiques sur supports électroniques et la dématérialisation des échanges, la GED, prend tout son sens dans l’optimisation de la gestion des données et de l’organisation interne des Offices.
Concrètement, la GED consiste à conserver et indexer électroniquement l’ensemble des documents afin d’en favoriser les échanges et la recherche. Minutes, annexes, bristols, articles de presse, plans de cadastre ainsi que toutes les pièces de dossiers sont ainsi numérisés et se retrouvent aisément par un moteur de recherche. Généralement très simples d’utilisation, ces solutions sont soit indépendantes, soit reliées à des logiciels comptables ou de gestion d’actes. La GED permet ainsi de numériser les documents, de les rechercher et de les échanger en toute sécurité avec les différents collaborateurs. De plus, en accédant aux documents directement par Internet, dans un espace totalement sécurisé, le travail à distance devient une réalité.
Les solutions de gestion électronique des documents garantissent donc un gain de temps et d’espace, en comprimant le volume papier, mais elles permettent surtout d’opérer un gain de productivité, une réduction des coûts de fonctionnement, une plus grande rapidité de traitement, une fluidité des échanges et une meilleure réactivité. Optimisation de l’organisation interne et amélioration de la relation client, la GED constitue à tous points de vue un outil très avantageux pour la Profession.

Paru dans "La Revue des Notaires"

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