Développer l’archivage numérique : ce que vous pouvez y gagner. Par Jordan Belgrave

Le monde du notariat est, par excellence, le monde de l’archive. Responsables de la conservation des histoires individuelles et familiales, les notaires se retrouvent face à des défis importants liés notamment à la hausse de la quantité d’information. Avec les progrès techniques réalisés dans les technologies de la numérisation, tant dans la rapidité que dans la reconnaissance optique des caractères, l’archivage numérique devient aujourd’hui une solution vraiment intéressante.

Pourtant, de nombreux professionnels hésitent encore à franchir le pas. Nous vous proposons ici un tour d’horizon des enjeux économiques et organisationnels d’une telle décision et nous tâcherons de répondre à ces questions : quels avantages à la numérisation ? Quelle diversité de prestations, depuis la gestion en interne jusqu’à la délégation intégrale ?

De nombreux facteurs rendent les solutions de numérisation de plus en plus attrayantes : 


- la hausse du prix du foncier ;


- l’augmentation du volume moyen des actes ;


- la hausse de la rotation des biens immobiliers et donc de la quantité d’actes ;


- le prix des assurances pour l’ensemble des risques pesant sur les fonds d’archives.


En dépit de ces changements, les obligations légales de conservation pesant sur les notaires n’ont pas évolué. Or, conserver durant un siècle des documents avant de les verser aux archives départementales représente un défi majeur en termes d’organisation. D’autant qu’une solution d’archivage ne se limite pas à l’entreposage, mais doit permettre la recherche, l’extraction, la consultation et la réinsertion dans l’archive.

Du papier au numérique : scanner et OCR

Si le choix est fait de numériser en interne, le scanner est alors la porte d’entrée de la chaîne numérique – celle qui passe ensuite par l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et la GED (Gestion Electronique des Documents). 
Des caractéristiques de l’appareil dépendent donc la réussite et l’efficacité de l’ensemble. Par exemple, les qualités de la résolution pour un niveau moyen (200 dpi) vont permettre à la fois de garantir le meilleur fonctionnement possible du logiciel OCR tout en limitant la taille des fichiers à stocker.

Au contraire, un scanner à la vitesse insuffisante ou avec des défauts techniques (bourrage, pages oubliées) est un facteur d’inefficacité collective. 
Du côté des producteurs de matériel, le travail d’amélioration de ces dernières années a consisté à améliorer le service autant que les performances de leurs appareils. Les grandes entreprises du secteur se sont en effet rendues compte que les réticences des clients potentiels portaient en grande partie sur le fonctionnement des interfaces, tant pour le scanner lui-même que pour la gestion du document sur l’ordinateur.

Pour répondre à cette problématique, Epson a amélioré son logiciel plate-forme pour en faire, selon Pierre-Antoine Montfort, chef de produits Marketing Business, « un connecteur entre le scanner et le serveur d’archivage ou le logiciel de GED. De plus, l’écran LCD permet une utilisation intuitive avec la possibilité de programmer jusqu’à 10 modèles-types de numérisation ». 
Dans le même esprit, Fujitsu a développé une démarche ’Scan to Process’, que Klaus Schulz, Manager Product Marketing, décrit ainsi : « au lieu de scanner seulement pour un archivage impersonnel, ou pour en faire uniquement un usage personnel et immédiat, nos nouvelles applications favorisent l’intégration des documents numérisés dans des processus de suivi productifs. »

La GED au service du travail quotidien

La Gestion Electronique de Documents commence aussitôt le document physique transformé en données numériques. Le premier enjeu concerne la classification. L’organisation de l’archivage peut bien sûr fonctionner selon les habitudes prises pour le papier, mais la logique de recherche rendue possible par l’usage des métadonnées multiplie les entrées et modifie nécessairement les conceptions antérieures. En effet, un système OCR de qualité doublé d’un logiciel d’archivage intelligent permet l’identification automatique et l’archivage selon les données présentes dans le texte : personnes, lieux, ou encore institutions sont reconnus et servent à la classification. Ainsi, selon Guillaume Brandenburg, directeur Marché International chez l’éditeur de logiciels Autonomy, « un bon logiciel de GED doit offrir un moteur de recherche en langage naturel, pour permettre d’aller retrouver le dossier d’un client avec la moindre parcelle d’information ».

Le deuxième enjeu concerne le traitement réalisé sur le document numérique dans l’objectif de le sécuriser. Il y a en effet deux raisons indispensables pour crypter un document : l’une consiste à garantir la confidentialité des documents face à toute tentative de piratage des données conservées ; l’autre tient à l’usage juridique des documents électroniques, car la valeur probante ne vaut que s’il est clair et évident pour l’autorité publique que le document n’a pas subi la moindre modification. 




Externaliser numérisation et stockage



Qu’ils soient physiques ou numériques, les documents occupent un espace qui a un coût. Même les fichiers informatiques, malgré l’avancée technologique qu’ils représentent, peuvent s’accumuler et finir par requérir une quantité très importante de mémoire. De nombreuses entreprises proposent donc désormais des solutions de conservations dites « cloud » : la mémoire est prise sur leurs serveurs, mais la possibilité de rechercher et d’utiliser l’information est la même que si les fichiers se trouvaient dans la pièce d’à-côté.

Par ailleurs, pour ceux qui ne souhaiteraient pas s’équiper en matériel de numérisation, ou dont le volume du fond dépasserait la capacité de traitement, il existe des tiers-archiveurs, qui se chargent de scanner les documents et de les organiser pour qu’ils soient faciles d’accès. Selon que ces documents font l’objet d’un usage régulier ou exceptionnel, différentes options existent : archiver le contenu ou les contenants (par numéro de boîte par exemple).

Pour Xavier Berloty, Directeur Général de Locarchives, « il y a des fonds sur lesquels un inventaire détaillé n’est pas essentiel. Par contre, si le client nous le demande, nous réalisons un archivage complet ; il lui est alors aussi facile de requérir la version numérique d’un document sur son ordinateur que de nous appeler pour se faire livrer la version papier à son bureau ».

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires numéro 31.

Par Jordan Belgrave
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