Déménagement de son étude : mode d’emploi.

Bruno Touttée (Cabinet SGHA Conseil) a bien voulu nous éclairer sur l’installation et le déménagement des études.

Que faut-il savoir et ne pas oublier ?

Une nouvelle organisation

Le plus souvent le déménagement d’un cabinet s’impose de lui-même pour faire face, dans des délais les plus courts possible, à la nécessité de trouver des m² supplémentaires, des bureaux en plus grand nombre ou de nouvelles salles de réunion mieux adaptés à l’activité du cabinet – salle de closing, de réunion, data-room - ou au confort de travail des membres du cabinet - bibliothèque, hall d’accueil, cafétéria, …

Une activité maintenue

Il est donc nécessaire de mener simultanément et l’activité du cabinet qui progresse - nouveaux dossiers, nouveaux clients, arrivées de nouvelles compétences, réorganisation des équipes – et l’organisation d’un déménagement dans toutes ses phases - de la réflexion et l’élaboration du projet jusqu’à la mise en route dans les nouveaux locaux.

L’implication dans ce projet, à juste titre, des managing partners, des associés et des secrétaires généraux s’avère souvent très consommatrice de temps, ce qui n’est pas évident lorsque l’activité du cabinet nécessite une disponibilité permanente.

Des opérations incontournables

Il convient donc, pour palier à cette charge de travail supplémentaire, d’organiser et d’anticiper toutes les phases d’un tel projet et de fixer des délais précis. Il n’est pas rare pour certaines opérations d’envergure de lister jusqu’à 80 tâches différentes à accomplir pour que le premier jour à la première heure l’ensemble du cabinet soit opérationnel à 100% dans ses nouveaux locaux.

Evaluation des besoins, recherche des locaux, rénovation ou adaptation des locaux, sélection du mobilier, mise à niveau de l’informatique, de la bureautique, de la téléphonie, opérations d’archivage, sélection des prestataires, transfert ou renégociation des contrats, préparation physique et mise en œuvre du déménagement, communication liée à celui-ci, …. sont autant d’opérations incontournables.

Une maîtrise des budgets et un respect des délais

De tels projets, concernant de jeunes cabinets en progression ou ayant déjà une solide notoriété, ne sont pas automatiquement synonymes de dépenses exorbitantes et de budgets non-maitrisés. Tout a un coût certes, mais pourquoi dépenser beaucoup quand on peut maîtriser ses dépenses, mêmes exceptionnelles ? S’imposer des délais et les respecter contribue aussi à la réalisation d’économies substantielles.

Une disponibilité permanente

Un déménagement demande une disponibilité permanente du chef de projet, qui doit avoir comme objectifs :
- de fédérer l’ensemble des acteurs : membres du cabinet et prestataires de services,
- de respecter les budgets et de tenir les délais,
- de maintenir en permanence un confort de travail optimal au profit des collaborateurs et des clients des cabinets.

Des exemples d’intervention...

- Transfert d’un cabinet d’avocats parisien : Regroupement de 3 sites sur 1 seul de 1700 m² – 48 postes de travail - Préparation en 10 jours et transfert en 3 jours – Prestation associée : archivage (650 cartons).

- Transfert d’un cabinet d’avocats parisien : Site de 950 m² – 26 postes de travail - Préparation en 7 jours et transfert en 1 week-end - Prestation associée : Archivage et rénégociation des contrats fournisseur.

- Transfert d’un cabinet d’avocats parisien : Site de 830 m² – 20 postes de travail - Préparation en 6 jours et transfert en 1 week-end - Prestation associée : Archivage et rénégociation des contrats fournisseur.

- Installation d’un jeune cabinet d’avocats : Site de 140 m² - 5 postes de travail – Préparation et transfert en 1 week-end – Prestation associée : Rénovation des locaux et câblage informatique.

Conclusion...

Tout repose donc sur quelques ingrédients incontournables : organisation et coordination, rigueur et disponibilité, respect des budgets et des délais, fédération des différents acteurs….

Bruno Touttée – SGHA Conseil
www.sgha-conseil.fr

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