Dématérialisation de la lettre recommandée : un choix gagnant dès aujourd’hui.

Les professions juridiques sont engagées depuis quelques années dans la digitalisation de nombreuses opérations. En 2016, la loi pour une République Numérique a accéléré le processus. Pour vous aider à prendre le tournant sans risque juridique, La Poste Solutions Business accompagne la dématérialisation de la Lettre recommandée.

Préparer la transition

La Lettre recommandée (LR) électronique devient une réalité pour un nombre croissant de notaires et de professions juridiques, soucieux de s’épargner au quotidien la charge que représente la production manuelle des liasses LR. Actuellement, elle est encadrée par le règlement européen dit « e-IDAS » (juillet 2016) et la loi pour une République Numérique (octobre 2016). Un décret d’application interviendra dans les tout prochains mois, seront alors connues les conditions nécessaires qui assureront à la Lettre recommandée électronique la même valeur juridique qu’une Lettre recommandée classique. Dans cette attente, il s’agit de rester prudent. La Poste Solutions Business propose d’ores et déjà des solutions adaptées à la taille et aux besoins de chacun pour profiter dès à présent des atouts de la dématérialisation.

Evaluer l’efficacité de chaque solution

La réussite de la dématérialisation de la Lettre recommandée passe par le choix d’une réponse sérieuse et pertinente selon le volume et la fréquence habituelle des recommandés. Pour les envois massifs, la Lettre recommandée Premium dispense d’avoir à produire industriellement des liasses LR, c’est la Poste qui s’en charge. Cette solution permet à nos clients de simplifier la gestion et de réduire les coûts de production. Pour des envois plus ponctuels comme les litiges ou relances d’impayés, il n’est pas pour autant nécessaire de conserver la liasse : la Lettre recommandée mobile, enveloppe pré timbrée en Lettre recommandée, s’active en toute simplicité depuis son smartphone. Plus besoin de remplir et de coller une liasse à la main ! En outre elle bénéficie d’un dépôt express directement en boîte aux lettres de rue sans passage au guichet. Pour encore plus de simplicité, La Poste propose la Lettre recommandée en ligne qui permet de digitaliser l’envoi de ses Lettres recommandées et propose deux modes de distribution : papier par le facteur ou par voie numérique. Ce service est accessible 24h/24 et 7j/7 depuis le site Maileva ou sous forme d’API à intégrer dans son outil métier pour encore plus de fluidité. Dans tous les cas, l’optimisation du travail et l’efficacité des process sont au rendez-vous.

S’appuyer sur des services dédiés

En complément de ses atouts d’opérateur historique du secteur, La Poste a construit autour des besoins de ses clients des services performants. Par exemple, sa plateforme en ligne Maileva qui permet aux entreprises d’envoyer aussi simplement des courriers, des recommandés que des e-mails puisqu’une fois déposés sur Maileva, La Poste se charge de tout : impression, mise sous pli, affranchissement, envoi dans la journée. Ce qui représente une économie de temps comme de ressources humaines et matérielles pour l’entreprise. Côté ingénierie, avec sa filiale Docapost, La Poste aide les entreprises à digitaliser leurs processus métier et parcours de relation clients, fournisseurs, etc. Autant de ressources utiles pour simplifier et sécuriser la dématérialisation… pour mieux se consacrer à l’essentiel : son coeur de métier.

LE POINT DE VUE D’OLIVIER TORRES, DIRECTEUR DU MARCHÉ
RELATION D’AFFAIRES, BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS, LA POSTE

« Nos clients ont besoin de rationaliser leurs procédures par la digitalisation, la Lettre recommandée n’échappe pas à cette démarche, et nos clients recherchent des solutions fiables et durables dans un environnement réglementaire pas tout à fait « stabilisé ». Nos solutions traditionnelles bénéficient toutes de parcours d’accès largement digitalisés et ainsi assurent des gains de productivité immédiats. Cela constitue une première étape dans la transition vers une Lettre recommandée toute électronique dont certains attributs restent à préciser par le décret d’application. Dès que les exigences en matière de sécurité et de conformité réglementaire seront publiées, La Poste se positionnera pour répondre aux plus fortes d’entre elles. De fait c’est une approche véritablement multicanale que nous proposons à nos clients, en mettant à leur disposition l’interface la plus adaptée à leurs besoins, et nous assurons la distribution, digitale ou papier, selon les habitudes et les préférences du destinataire. Notre force est d’apporter une solution conforme de bout en bout, pour assurer à nos clients le même niveau de garantie juridique et de sécurité que la Lettre recommandée classique.  »

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