Datarooms : Tout a changé !

Une “data room”, c’est le lieu où l’on regroupe, à l’occasion d’une fusion-acquisition ou d’un LBO par exemple, tous les documents nécessaires à toutes les parties, avec des moyens de consultations, copies, etc, le tout de façon sécurisée.

Tous ceux qui sont entrés dans une de ces salles se sont rendus compte du volume souvent très important de documents, ce qui ne rend pas le traitement facile, et des contraintes d’accès (déplacements nécessaires, heures d’ouvertures, conditions d’accès très restrictif...).

Des dernières années, ces data rooms ont franchement évolué, avec l’arrivée de data room virtuelles, sur internet.

Qu’y gagne-t-on ?

L’accessibilité parfaite aux dossiers, le suivi statistique, la rapidité, tout en gardant un bon niveau de sécurité, la réduction des coûts... Et les data rooms, en devenant électroniques, intéressent désormais beaucoup plus de groupes de travail.

Voyons cela en détail...

Dans les faits les data rooms “électroniques” ont quasiment supplanté les data rooms “physiques”, tant les avantages sont importants.

Le principe.

On est ici dans un principe très similaire aux offres de Gestion Electronique de Documents : On intègre les documents existants ou on numérise si besoin certains documents (on utilise alors la reconnaissance optique de caractères pour transformer ce qui doit l’être en texte plutôt qu’en image), et on applique des recherches diverses par mots-clés, on classe, etc.

A cela s’ajoute une partie cruciale de gestion de droits d’accès, pour donner autorisation à telle ou telle personne et entreprise d’avoir accès à tels ou tels documents.

Qui utilise ces services ?
Avocats, juristes, directions générales, notaires, auditeurs, banquiers... Toutes les parties concernées dans une opération.

Dans quels cas les utiliser ?
Ce n’est plus une solution spécifiquement destinée aux M&A ! “Lorsque nos clients découvrent l’outil de « Data
Room Électronique », ils s’aperçoivent que leurs procédures habituelles de transmission de données (sensibles, confidentielles) sont loin d’être sécurisées. C’est un point important lorsque l’on parle d’informations relatives à un avantage concurrentiel ou encore pouvant influencer les transactions ou même le cours de l’action en bourse.

La Data Room Électronique est donc utilisée désormais par toutes les sociétés, quelle soit leur taille, devant partager de façon sécurisée, différenciée et confidentielle des informations entre différents sujets internes ou externes à l’entreprise.

Il peut s’agir de la gestion de projets nationaux ou internationaux, de la communication entre les organes directionnels d’une société (Conseil d’administration - Comités), de transactions Immobilières, de redressements judiciaires, d’arbitrage national et international...” nous a précisé Adeline Salles chez Multipartner.

Les avantages par rapport aux data rooms réelles.

Du fait de la numérisation des documents, on a tous les avantages d’une recherche par mots-clés, qui permettra donc de retrouver les documents facilement et très rapidement (parfois trop de document d’ailleurs, il faudra apprendre à trier les résultats et à bien libeller ses recherches).

On pourra aussi imprimer ou réutiliser (par export) facilement les informations et chiffres utiles pour un retraitement, tout en appliquant parfois un filigrane (texte ou dessin en légère surimpression permettant d’indiquer par exemple l’utilisateur d’un document, et qui sera reproduit même en cas de copie).

Autre avantage ; on aura un accès à distance : tous les utilisateurs autorisés pourront avoir accès aux docu- ments où qu’ils soient dans le monde, à n’importe quel moment.

Les interfaces sont proposées au moins en anglais, parfois en français ou dans d’autres langues.

Grâce à ces plates-formes les phases de ‘due diligence’ par exemple sont raccourcies. Et au-delà du critère de temps, c’est bien le coût global de ces opérations qui s’en trouve réduit : Plus de frais de bureaux sécurisés, de personnel, de déplacement... et pour les applications informatiques de travail collaboratif, plus de frais de développement et de déploiement, de formation, puisque vous utilisez une solution existante, pré-paramétrée, utilisable avec un navigateur web standard - et gratuit.
Trois derniers avantages sont à noter :

Les services proposent généralement un outil collaboratif (workflow) pour faciliter le travail des équipes : Questions/réponses en cours, échanges dans les équipes, etc, bien entendu de façon confidentielle (ce qui apporte aussi l’intérêt de centraliser les informations confidentielles, qui ne se trouveront plus dans les messageries des uns et des autres).

Enfin, tout étant numérique et enregistré, on pourra avoir accès à des statistiques intéressantes sur “l’état de santé” du projet et l’activité des participants. “Le gestionnaire sait qui a consulté quels documents, pendant combien de temps, s’il les a uniquement visualisés ou téléchargés, quelles sont les parties les plus intéressées au deal ou encore sur quel document se préparer pour la phase de négociation” confirme sur ce point Adeline Salles.

La personnalisation simple de l’interface a aussi son importance, car c’est un véritable outil de communication corporate que vous aller proposer, à vos collaborateurs, partenaires, clients, etc.

Les coûts.

Ils sont largement réduits avec les data rooms virtuelles, puisque les frais de salles sécurisées sont inexistants et les frais de copie par exemple sont répartis entre les utilisateurs et non plus à la seule charge d’un des acteurs.

Vous pouvez chez certains prestataires créer des data rooms à fonctions réduites à moins de 1000 € (pour petites procédures standardisées, sur un délai limité...). Ensuite tout dépend du volume, de la durée, etc ; les tarifs sont donc très variables selon votre projet. C’est bien plutôt l’adaptation à vos besoins et la sécurité nécessaire au projet qui importent.

Au chapitre des inconvénients ?

En terme de sécurité, même si la technique est au point, on n’est pas à l’abri d’une maladresse d’un utilisateur, qui laisserait visible ses codes d’accès sur un papier sur son bureau ou dans sa boite email ouverte à l’écran pendant la pause déjeuner...
Une sensibilisation minimale à ces sujets est donc nécessaire.

En permettant un accès à distance, on ouvre forcément des portes d’accès.

Le tout sera de ne pas multiplier les autorisations, sous prétexte qu’elles sont faciles à mettre en place, au-delà des seules personnes vraiment habilitées (un avocat ou un juriste par exemple évitera de donner son mot de passe à l’ensemble de son département), et l’on vérifiera les engagements de confidentialité, tout aussi nécessaires que pour les data rooms physiques.

Car sur le fond, une data room est un outil autrement plus fiable que d’autres modes d’échanges de documents...

Vous échangiez par email ? “Ne sous-estimez pas les risques d’interception ou de perte, d’erreur d’envoi, d’oubli...” nous alerte Adeline Salles. Et pensez à l’impossibilité de tracer le document : il peut être relayé, perdu, copié, imprimé... sans que vous le sachiez.

Vous échangiez par “ftp sécurisé” ? Toujours pas de contrôle sur l’utilisation des documents... et aucune fonctionnalité de productivité n’est disponible.

Vous ouvriez votre intranet d’entreprise ? C’est dangereux, car il contient beaucoup d’informations...

Vous préfériez les data rooms physiques ? Que de frais, de temps perdu, de lourdeur...

Cas pratique...

Lafarge est le leader mondial des matériaux de construction, employant plus de 83.000 collaborateurs dans 78 pays.

L’entreprise stockait bien entendu déjà des documents au sein de son système informatique. Mais chacun avait besoin d’une solution s’appuyant sur le web (pour son accessibilité internationale), qui permette de rationaliser les processus de fusion acquisition et de publier les documents d’entreprise à des tiers dans un lieu unique et sûr en terme de gestion d’accès et de conservation. Le souhait de sécurité recouvrait aussi la gestion fine de la disponibilité des documents (pendant une période définie par exemple), en réduisant les risques en ce qui concerne la circulation des documents (restrictions parfois nécessaires pour les impressions ou les exports).

Le recours au logiciel Blue-print Data Room (ICSA software) a permis à Lafarge de centraliser et de gérer simplement tous les documents de façon rapide.
La gestion des accès a été simplifiée, en permettant d’affecter une autorisation à tout instant, pour l’accès à certains documents choisis, à une personne en particulier. Le tout sans déploiement complexe.

Conclusion...

On aurait tort de ne pas envisager ces solutions, ou de les craindre, une fois conscient du peu d’inconvénients possibles (les data room “physiques” en comportent de plus nombreux).

Mieux, on prendra goût avec ces plates-formes aux espaces de travail mutualisés en ligne, que les directions juridiques par exemple peuvent utiliser avec profit dans leur échanges internationaux, ou avec leurs avocats partenaires.

Rédaction du Village des Notaires
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