Classement et archivages numériques : pour les particuliers aussi, par Alain Lepors

Qui n’a jamais pesté devant la difficulté de remettre la main sur un papier important au moment où le besoin de l’avoir sous les yeux est impératif. ? Il y a ceux qui montrent dans leur gestion documentaire la même rigueur que les professionnels, notaires en tête car l’archivage raisonné et systématique est dans les gènes de la profession, mais il ya aussi, et ils sont les plus nombreux, ceux pour qui la conservation des papiers divers et factures sont un pensum. Il y a pourtant aujourd’hui peu d’excuses pour ceux qui égarent les documents divers et variés que l’administration ou un évènement familial contraindront à remettre au jour.

Comme les entreprises, les particuliers ont désormais la possibilité de dématérialiser les documents qui les concernent. La bonne gestion passe donc par la numérisation. Pour cela, il suffit d’avoir à sa disposition un ordinateur et un scanner. Une connexion Internet permet d’aller au-delà de la numérisation et d’user de l’un ou l’autre des sites de stockage en ligne, garant d’une sécurité parfaite face aux risques de vol, d’incendie ou d’inondation. Les catastrophes climatiques récentes ont montré nombre de pauvres gens ayant tout perdu y compris leurs papiers, face à une difficulté supplémentaire devant la difficulté de fournir à leur assureur les factures et documents prouvant l’état de leurs possessions. Comment procéder pour exploiter toutes les ressources de la numérisation ?

Pour commencer, il suffit d’opter, chaque fois que c’est possible, pour la forme numérique de vos factures. EDF, France Télécom, les opérateurs de téléphonie mobile et fournisseurs d’accès proposent tous cette opportunité. Ils assurent par ailleurs un archivage de ces factures durant une durée importante mais, deuxième étape, il est prudent d’enregistrer ces factures numériques sur votre disque dur dans un espace de classement et d’archivage qui vous appartient. La troisième action, simple, est de stocker vos dossiers d’archivage de façon systématique et régulière sur un site « coffre fort à distance » où vous pourrez récupérer vos dossiers de n’importe où, n’importe quel ordinateur et à n’importe quel moment. Les papiers que vous devez conserver sont, dans la plupart des cas, de faible poids numérique et l’opération de sauvegarde à distance ne vous prendra que quelques secondes. En outre, il y a encore peu de temps, pour envoyer un fichier sur un site de stockage en ligne pour particuliers, il était nécessaire de passer par un logiciel assez peu convivial. Ce n’est plus le cas aujourd’hui car les fournisseurs de services mettent à votre disposition des logiciels simples et clairs. Lorsque vous êtes connecté à l’espace de mémoire qui vous est attribué, vous pouvez y archiver ce que vous souhaitez, y compris des photos de famille ou du son et de l’image. Rien ne vous empêche de scanner vos papiers de famille pour en conserver une version numérisée que vous pourrez fournir à votre notaire si nécessaire. Il est important de noter que la plupart des sites de stockage offrent un espace gratuit suffisant pour la conservation des versions numériques des documents domestiques courants. Au delà, le coût de location d’espace demeure très raisonnable au regard du service rendu et de la tranquillité d’esprit qu’il procure. Pour les irréductibles du classement « papier », la robustesse du matériel employé et son positionnement dans la maison doivent faire l’objet d’une attention particulière en prenant en considération les risques encourus. Si le vol de factures EDF ne semble pas l’objectif premier des cambrioleurs, il ne faut pas négliger le fait que le vandalisme accompagne de plus en plus les actes de cambriolage et les papiers domestiques en font parfois les frais. Le feu est le danger le plus immédiat suivi de l’inondation qui peut être la conséquence d’un simple dégât des eaux chez le voisin du dessus. Il faut donc conserver ses archives personnelles dans un meuble garantissant une bonne tenue au feu, selon les normes édictées qui indiquent les capacités réelles de protection à l’effraction, au feu et à l’eau. Les fabricants de ces matériels vous proposent des meubles de sécurité qui répondent à vos exigences particulières. Un archivage sécurisé vous garantit la certitude d’éviter bien des démarches fastidieuses dans le cas où vous pourriez être victime d’un sinistre qui, par définition, survient au moment le moins opportun. La possibilité de pouvoir fournir à son assureur ou autre toutes les preuves d’achat de bijoux, de meubles, d’équipement divers, est, le moment venu, un grand réconfort tant les semaines qui suivent un sinistre sont aussi pénibles à supporter pour bien des gens que les dégâts subis.

Cet article a été piblié dans le Journal du Village des Notaires n°12

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