Archivage : une préoccupation éternelle, protéger les documents contre l’atteinte du temps, par Alain Le Pors

La chose est ancienne mais le mot est, paradoxalement, récent. Petit rappel historique. Le mot « archivage » n’apparaît dans le langage courant qu’en 1955. « Archiver » ne s’emploie que depuis la fin du 19ème siècle (1898) tandis que « archive » au sens de document n’est usité que depuis 1913. Auparavant le mot désignait seulement l’endroit où sont conservés les documents officiels, ce qui était conforme à l’étymologie gréco-latine du mot. Tandis que la dénomination « archiviste » remplace en 1701 « l’archivaire » lui-même apparu en 1486, les sciences documentaires et bibliothécaires ne trouvent leur désignation qu’en 1932 sous l’appellation « d’archivistique ». En moins d’un siècle, les documents et techniques que recouvrent ces différents vocables ont considérablement évolué. Jadis affaire de copistes et de spécialistes empoussiérés, l’archivage est aujourd’hui l’un des domaines de prédilection des technologies informatiques de pointe. Pour autant, le classement et la conservation des documents numérisés n’ont pas fait disparaître comme par enchantement le principal ennemi de l’archive : le temps.

La numérisation des actes qui s’étend rapidement pose de manière précise et très concrète ce problème intrinsèque de l’archivage. L’obligation de conserver durant 100 ans les actes notariés induit que leur forme dématérialisée garantisse non seulement la conservation mais aussi la possibilité technique de consultation et ce, malgré l’évolution des technologies. Et ce n’est pas la moindre des difficultés puisque l’on sait, par expérience, que les supports magnétiques ou optiques ne permettent pas de garantir avec une absolue certitude les informations numériques au-delà de quelques dizaines d’années. En outre, les matériels eux-mêmes évoluant à grande vitesse, il faut être assuré de disposer dans cent ans et plus des outils permettant de retrouver, de visualiser et d’imprimer les documents recherchés. Cela implique que les systèmes de gestion des archives en dépôt de très long terme devront pouvoir opérer les transferts nécessaires sur d’autres supports, en fonction de l’évolution des technologies du futur.
Dores et déjà, et sous les réserves précédentes, la numérisation des archives notariales s’opère sans difficulté. Elle permet une gestion plus aisée des documents et une mise sous protection des éléments sur papier plus efficace, à l’abri des atteintes du temps, des accidents tels que l’incendie ou l’inondation.
La numérisation permet, au quotidien, d’augmenter la productivité du personnel de l’office en rendant l’accès aux archives aisée et rapide.
Pour donner toute satisfaction la numérisation doit être conçue comme une chaîne complète de gestion de documents. Le premier maillon est le matériel de saisie, photocopieur équipé d’une fonction de scannage. Relié au réseau local, il transfert les documents dans le serveur d’archivage d’où chaque poste autorisé peut l’extraire pour le consulter et l’imprimer si nécessaire.
S’agissant de copies d’actes authentiques, les documents issus de l’archivage numérique doivent répondre aux mêmes garanties de lisibilité et de conservation que les copies d’antan, manuscrites.

Le choix du matériel devra d’abord reposer sur ces critères. Viendront ensuite les critères de volume de traitement, fonction de la taille de l’office, et de fonctions supplémentaires telles que l’agrafage, la possibilité de copie recto-verso par exemple. En dernier ressort seront pris en compte la fiabilité du matériel, la réactivité du service après vente en cas de panne, la possibilité de maintenance régulière sur site. La machine peut être désormais un véritable centre d’impression relié en réseau aux ordinateurs de l’office. Ces matériels offrent le plus souvent différents niveaux d’accréditation des utilisateurs possibles afin la confidentialité des documents traités.

La multiplication des actes divers, le volume croissant de papier qu’elle implique fait de la gestion des archives notariales un véritable problème. Des spécialistes de l’archivage sont à même de proposer des solutions rationnelles sur la base d’une étude approfondie de chaque cas. Les matériels de classement, de conservation, d’entreposage sécurisé existent et peuvent résoudre bien des difficultés pratiques qui se posent aux offices notariaux. L’archivistique est devenue une véritable spécialité de l’ingénierie bureautique et l’office a tout intérêt à bénéficier de l’expertise de cette science moderne.

Cet article a été publié dans le Journal du Village des Notaires n°7

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