Aménager les études de notaire contemporaines

« Les notaires que j’ai suivis dans des réaménagements ne sont plus aussi classiques qu’auparavant, comme l’explique Bruno Touttée, président de SGHA Conseil. Ils sont comme leurs clients, dont ils partagent maintenant tous les codes ». Si les notaires restent, bien sûr, une profession à part, ils évoluent en effet fortement avec leur temps. Il suffit pour s’en convaincre de visiter une étude avant et après déménagement, et de constater à quel point les besoins et les habitudes ont changé : envie de confort, de convivialité, attentes des jeunes générations, et place prégnante de la technologie, tout cela se mariant avec la solennité que les notaires et leurs clients souhaitent voir préservée.

Beaucoup d’études ont désormais compris l’intérêt qu’il y a à créer des espaces de travail agréables. « On s’étonne parfois qu’un candidat ne rappelle pas ou choisisse une autre étude, souligne Bruno Touttée. Peut-être n’a-t-il pas réussi à s’imaginer rester des heures entières dans le cadre que vous lui proposiez. Car les nouveaux collaborateurs pensent plus loin que la vie professionnelle, qui n’est pas toute leur vie, et les critères de bien-être au travail comptent grandement aux côtés de l’idée de carrière et de l’intérêt du travail lui-même. »

L’espace d’accueil, tout d’abord. Celui-ci peut devenir « accueillant et lumineux », on peut même apercevoir l’influence d’un « design nordique, ou de type vintage, que l’on croirait tout droit sorti de flyers des années 60, avec un sentiment d’être quasiment dans un joli intérieur domestique ». À cette différence près que l’on y trouve un petit écran, « qui diffuse de préférence plutôt LCI que BFM », une borne wi-fi pour les clients, ainsi qu’une belle photo de chez YellowKorner gamme Voyages ou Grandes Villes qui remplace le traditionnel tableau de maître ou l’austère gravure noir et blanc. En guise de mobilier : des chauffeuses, une belle banque d’accueil. Les formes sont plus douces, les couleurs également, avec la possibilité d’aller sur le pastel, qui n’est pas mièvre s’il est bien utilisé. « On peut montrer qu’on est moderne, sans que ce ne soit ni cher ni ostentatoire. »

Des espaces de travail fonctionnels et élégants

Pour les espaces de travail, une priorité est mise désormais sur le confort, parce que les heures passées derrière un bureau doivent s’écouler de la meilleure manière possible. De façon générale, on constate l’apparition progressive d’un mobilier de bureau design adapté aux besoins et à la technologie d’aujourd’hui. Toutefois, « un élément marquant est la distinction très nette entre les bureaux des notaires associés d’un côté, l’accueil et les salles de réunion, qui ont vocation à représenter l’étude, et les autres bureaux ». Dans ceux destinés à accueillir les clients, « il est assez tendance et agréable, comme l’explique Jean-Marc Fayolle, directeur d’Art Bureau, de mélanger les matières : alliances de bois, de verre, de métal ou de cuir », alors que les autres pièces vont plutôt être meublés par du mobilier de bonne qualité mais privilégiant la fonctionnalité, des meubles passe-partout mais dont l’esthétique est néanmoins plus douce qu’auparavant.

Les bureaux de travail comportent de moins en moins de retours, parce que le papier a tendance à disparaître, les armoires sont fermées et les rayonnages ouverts, mais à condition d’avoir un bon classement. Le fonctionnel peut également jouer un rôle décoratif, comme le montre les dalles installées au mur ou au plafond pour absorber le bruit, et qui peuvent égayer la cloison par le choix d’une couleur différente, ou les luminaires, « qui sont tout à la fois un objet fonctionnel et un objet de décor ; les nouvelles technologies de LED à haut rendement offrent la possibilité d’un grand confort visuel, tout en conservant l’avantage d’une tête d’éclairage fine ».

Côté couleurs et matériaux, « on retrouve souvent les mêmes thèmes, indique Bruno Touttée, avec des revêtements stratifiés ou du plaquage dans des tons plutôt clairs – érable clair, chêne clair, bouleau – qui sont en train de prendre le pas sur ce qu’on a appelé il y a quelques années le blanc nuage, les couleurs sont plus chaudes, plus chaleureuses. On voit même parfois des cloisons de couleurs : vert, bleu, jaune moutarde, orange, bleu canard, bleu pétrole... » Néanmoins, les murs restent globalement plutôt blancs, et la moquette dans des nuances de gris, pour des besoins d’entretien, même si le gris offre une palette qui laisse chacun libre de s’exprimer puisque Faber-Castell a identifié 97 nuances de gris.

Les secrets du siège

« Notre corps n’est pas fait pour rester naturellement assis des heures sans bouger, souligne Jean-Marc Fayolle. Aussi lui faut-il un siège de bureau adapté. Le siège ergonomique agit sur la santé de tout le corps, et il en existe un pour chaque morphologie et chaque utilisation ». Qu’il s’agisse de sièges de bureau, sièges pour visiteurs, sièges de salles de réunion, « les familles de siège de bureau se déclinent en une grande variété de finitions, de sorte que l’on « construit » son siège ergonomique. Le choix des mécaniques, d’accoudoirs plus ou moins réglables, d’accessoires de confort : inclinaison d’assise, renfort lombaires, appui-tête, etc. »

Comme le souligne Margaret Lemoine, directrice d’Usine Bureau, « l’ergonomique est également beaucoup plus seyant qu’il y a quelques années », avec des couleurs qui répondent autant aux goûts qu’aux messages que l’on souhaite transmettre : « une future notaire qui est passée à notre showroom voulait de la framboise sur ses sièges, pour une touche de modernité. Cela ne se voyait pas il y a 5 ans ». Pour créer un ensemble harmonieux, chaque gamme de sièges inclut bien évidemment sièges de travail, sièges conférences et visiteurs.

Donner la bonne place à la technologie

Les notaires sont particulièrement avancés en matière de technologie : accès à l’information sur grand écran, partage et modification de l’information en temps réel... Les notaires investissent beaucoup dans leurs grandes salles de réunion, mais aussi dans des salles de signature plus confidentielles. Les tables connectées qu’on installe aujourd’hui dans certaines études sont des merveilles de technologie, et elles prennent aussi en compte l’envers de cette technologie, à savoir le besoin de la dissimuler, ou tout du moins d’éviter qu’elle ne soit trop visuellement trop présente, et les besoins actuels en électrification, réponse audio, informatique ou autres, trouvent des réponses avec des trappes d’accès élégantes et discrètes. Dans le même esprit, « nous proposons, par exemple, indique Laurent Crochet, dirigeant d’USM France, des meubles pour intégrer/dissimuler des écrans, des vidéo-projecteurs, des ordinateurs, des imprimantes ». Pour les espaces de travail, il est raisonnable d’envisager de fournir deux écrans à chacun, car le gain de productivité constaté est de 20 % en moyenne, et ce deuxième écran sera donc rentabilisé en un mois.

Le goût de la modularité

Rares sont les systèmes de meubles qui peuvent se prévaloir d’une réelle modularité dans l’ensemble de leur gamme. Pourtant, cette qualité présente beaucoup d’avantages : « elle permet, indique Laurent Crochet, de fermer des modules ouverts, de rajouter des portes, de changer la destination d’une bibliothèque pour en faire plusieurs meubles de bureau, de diviser une bibliothèque devenue trop grande après un déménagement, pour en faire 2 bibliothèques, ou encore de combiner des éléments, en faisant, par exemple, de l’envers d’une bibliothèque un espace de travail ». Le mobilier échappe ainsi à l’obsolescence, et cela de manière encore plus marquée si l’on joue sur
les éléments extérieurs, en en changeant la couleur au bout de quelques années pour en renouveler l’esthétique.  

Quel budget pour quels objectifs ?

« Parmi les études qui viennent vers nous, les budgets peuvent varier de 1 à 60, indique Margaret Lemoine, et nos plus gros budgets ne sont pas des études parisiennes. » Pour avoir un beau résultat à un prix correct, il est d’ailleurs utile de se faire aider par des professionnels pour de vrais conseils, qui vous permettront de voir quels éléments font vraiment la différence : « si un quatrième coup de rouleau peut faire la différence en matière d’esthétique et de durabilité, il est rentable de se l’offrir, insiste Bruno Touttée, de la même manière, je déconseille toujours les petites économies, telles que ne pas changer les corbeilles à papier après un déménagement, car se retrouver, dans des locaux flambant neuf, avec le chewing-gum du collègue collé sur la corbeille à papier qu’on a récupérée, ce serait vraiment commencer sur une mauvaise note ». Dans tous les cas, les travaux représentent un coût, donc il vaut toujours mieux aller jusqu’au bout du chantier. D’autant qu’il existe des systèmes de financement de type leasing avec option de rachat, grâce auxquels le budget d’achat du mobilier revient au montant d’un loyer et rentre dans les charges plutôt que dans les investissements.

Jordan Belgrave

Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°74

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