Actes notariés et logiciels : quelles nouveautés pour faciliter la dématérialisation ?

Signe d’un succès grandissant, les actes transmis au Minutier Central sont passés d’un peu moins de 2 000 en 2011 à 45 000 cette année, pour une prévision de plus de 200 000 l’année prochaine. Le grand tournant vers la dématérialisation se prolonge donc et même s’intensifie. Les réticences qui pouvaient exister au départ sont en train d’être levées. Cette évolution est en grande partie due à l’efficacité et l’évolution permanente des logiciels. Quelles sont, aujourd’hui, les nouveautés proposées pour améliorer encore davantage la rédaction des actes dématérialisés ?

Sur l’initiative des pouvoirs publics, et avec la participation active de l’Association de Développement des Services Notariaux (ADSN), de nouveaux types d’actes peuvent être rédigés et transmis sous forme dématérialisée : des expériences pilotes ont lieu en ce moment pour les Déclarations d’Intention d’Aliéner, la préemption des SAFER et les fiches d’état civil. Il n’y a désormais aucune raison pour que la dynamique ne se poursuive pas jusqu’au bout. En effet, les « résistances » évoquées au tout début du processus ont nettement cédé le pas face à un engouement qu’on pourrait qualifier de contagieux. De nombreux facteurs ont concouru à cela :
- du côté de l’ADSN, des efforts pour promouvoir des propositions « les plus pratiques et les moins perturbantes possibles afin de faciliter l’appropriation » ;
- les instances du notariat, les éditeurs de logiciels, et les notaires ont su développer ensemble un esprit partenarial, chaque partie contribuant à améliorer la qualité du service ;
- les notaires ont saisi l’opportunité de la dématérialisation pour revenir sur une tendance globale à l’inflation du papier et pour se concentrer sur l’essentiel, à savoir le contenu du document.

Acte authentique et archivage électronique

Une des orientations majeures des derniers logiciels consiste à soigner la Gestion Electronique des Documents afin de faciliter l’usage. En effet, quoi de plus logique que la dématérialisation des actes s’accompagne d’une gestion toujours plus immatérielle (et efficace) de l’ensemble du dossier ? Les logiciels de rédaction incluent donc des systèmes de GED afin d’offrir une numérisation automatique intégrée, avec la capacité de gérer et convertir de nombreux types de données (sms, smartphones, …). Une fois rangés, les courriers et documents annexes deviennent accessibles grâce à des moteurs de recherche interne et multicritères.

Assurer la sécurité juridique des actes

De plus en plus de logiciels de rédaction offrent une combinaison avec des systèmes d’aides juridiques : modèles d’actes, de courriers et de formules, ainsi que des ressources de type jurisprudence ou documentation des communes françaises. La volonté d’offrir ce type de services est telle qu’elle a motivé l’association entre des acteurs majeurs du secteur : le développeur de logiciels Fichorga et les Editions Francis Lefebvre proposent ainsi un produit qui, en plus de la rédaction d’actes, permet « d’accéder à l’actualité juridique en temps réel, d’effectuer des recherches sur le fonds documentaire des Editions (mémentos, revues d’actualité,...) ainsi que d’extraire et d’insérer des clauses directement dans l’acte lors de la rédaction interactive ». Pour garantir la sécurité juridique des actes, l’éditeur Fiducial à choisi de son côté une alternative entre une rédaction assistée par ordinateur (RAO) et un système plus classique de clausier. « La RAO, précise Julien De Olivera, balise la rédaction au moyen d’un système de questions-réponses qui assure au texte sécurité et surtout cohérence, tandis que, si l’on souhaite sortir du système de balises, il est possible de revenir à une rédaction plus libre avec le support de la bible juridique ».

Se familiariser avec les nouveaux logiciels

Il est important que les éditeurs proposent des formations et un suivi technique de qualité pour l’usage de leurs logiciels. Cela fait d’ailleurs partie des engagements pris avec l’ADSN, pour qui « le critère principal de réussite du projet est l’accompagnement des utilisateurs ». Le premier point d’une telle démarche est la formation à proprement parler : formation sur site en fonction des profils et niveaux (présentation des nouveautés, questions-réponses, astuces de fonctionnement,...) ; e-learning. A cela viennent se combiner deux dispositifs d’assistance :
- technique, sur la compatibilité des équipements informatiques (matériel et système d’exploitation) avec les nouveaux logiciels, ainsi qu’une maintenance sur site en cas de problèmes ;
- « métier », avec une hotline par mail et téléphone ; à ce sujet, certains développeurs ont souhaité faire certifier leur démarche d’assistance par la norme ISO 9001, qui garantit une réponse en 20 minutes pour les messages urgents et en 6 heures pour les autres.

Une meilleure ergonomie

L’efficacité est largement fonction du confort d’usage au quotidien – raison pour laquelle les logiciels soignent toujours davantage cet aspect. Ils offrent ainsi la possibilité, sur le modèle de la bureautique, de travailler en simultané sur plusieurs dossiers. Ils proposent également des interfaces familières, qui peuvent :
- reprendre des modalités de type page web ;
- intégrer des logiciels classiques (comme Outlook) ;
- laisser la possibilité de personnaliser des pages d’accueil.
A mesure que le logiciel prend de l’ampleur sous l’effet des modules, un axe de développement consiste à unifier le mode opératoire pour l’ensemble des fenêtres. Une autre dimension de l’ergonomie concerne les possibilités offertes par la dématérialisation pour la présentation et la signature de l’AAE. L’éditeur Fichorga offre à ses clients, « grâce un système full web, la possibilité de réaliser la signature aussi bien sur les bureaux annexes qu’en dehors des études, comme dans une mairie ou une entreprise ». De plus, la possibilité existe désormais de projeter le document sur grand écran, ce qui améliore grandement sa lisibilité, mais permet aussi de le modifier le cas échéant, assurant ainsi une bien plus grande qualité de service pour les clients.

Quelles nouveautés pour la version 4 de Télé@ctes ?

Plusieurs logiciels ont obtenu l’agrément correspondant à la dernière version de Télé@ctes. Celle-ci ouvre de nouvelles fonctionnalités :
- L’acte de constitution de servitude ;
- Les radiations multiples ;
- L’attestation immobilière après décès ;
- Les actes, attestations et bordereaux rectificatifs ;
- La réquisition sur cadastre non rénové ;
- La facture dématérialisée.

Les associations complémentaires

Les éditeurs de logiciel s’efforcent de réunir un maximum de fonctionnalités sur un seul logiciel. Plusieurs proposent ainsi la réunion de la comptabilité et de la rédaction d’actes, avec des avantages très concrets puisque, comme l’explique Yves Renard de chez Fichorga, « un acte signé donne immédiatement lieu à des mouvements comptables pour la taxation ou le virement du prix de vente. Nos clients trouvent donc avantageux que les deux fonctions soient liées ». Une autre association récurrente porte sur le module Droit de la Famille. Un tel outil facilite le traitement des cas complexes en droit de succession ou donation-partage, ainsi que la présentation claire pour les clients des différentes options (notamment pour les divorces) au moyen de simulations.

Des améliorations participatives

Plus que dans d’autres domaines, les améliorations des logiciels à destination du monde notarial se font en connexion constante avec les acteurs eux-mêmes. Cela est vrai des propositions de l’ADSN, dont tous les projets incluent une phase pilote pour faire remonter les commentaires et critiques des acteurs de terrain, mais également des éditeurs de logiciel. Sécurisation des données Un des critères qui détermine la réussite à long-terme de ce grand processus de dématérialisation est la sécurité des données. Il y a en effet fort à parier que des problèmes récurrents de fuite ou de perte d’information causeraient un grand dommage à la crédibilité de ce projet. Les éditeurs améliorent donc tout autant les systèmes de cryptage des données traitées par les études que la possibilité pour ces dernières d’externaliser leurs données :
- sur des supports comme un disque dur externe crypté ;
- chez des prestataires spécialisés dans la conservation de type « cloud » (i.e. accessible en permanence par le client).

Le programme pour 2013 : mobilité et collaboration

La première des grandes tendances pour l’année à venir est le passage à la mobilité numérique. Plusieurs éditeurs de logiciel sont donc en train de finaliser des versions de leurs logiciels pour les tablettes de type Ipad, afin que tout notaire qui le souhaite puisse déplacer son lieu de travail et ses documents sans avoir à emporter rien d’autre que sa tablette numérique. Une autre tendance, dans l’esprit collaboratif de l’internet 2.0, consiste à permettre les échanges de données entre notaires pour éviter d’avoir à ressaisir les informations en cas de transfert de dossiers d’une étude à une autre.

Jordan Belgrave

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